5.2.2 凡總經辦已列入計畫的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時，會議召集部門應提前 2 天完成會議提擬和報批手續，並報請總經辦調整會議計畫。未經總經辦同意，任何人不得隨意打亂正常會議計畫。
5.2.3 會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優先順序為：公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發事件而召集的緊急會議不受此限。
5. 3 會議準備。
5.3.1 會議通知遵照以下規定：
1 、已列入月度會議計畫表的會議，月中無調整的，不再另行通知，由中心 / 部門按計畫表直接通知與會人；
2 、屬下列情況之一者，按“誰提擬，誰通知”的原則進行會議通知：
（ 1 ）未列入月度會議計畫而臨時提擬的會議；
（ 2 ）雖然已列入月度會議計畫，但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明；
（ 3 ）其它提擬人認為應另行通知的情況。
3 、會議通知期一般應提前一天以上，通知對象為與會人、會務服務提供部門；
4 、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的會議，應以會議通知單進行書面通知；涉及多個部門和參加人數眾多的大型會議，主辦部門還應編制詳細的會議計畫通知相關部門。
5.3.2 會議的其它準備工作遵照以下規定：
1 、會議提擬部門應提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計畫草案、決議決定草案、與會人應提交資料等）準備的組織工作；
2 、會務服務提供部門應提前做好會務準備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設施、用品等；
3 、公司總部召開的公司級會議會務服務統一歸口總經辦負責。
4 、部門在總部召開的會議需用公共會場的，應向會議室管理部門（人力資源部）書面提出，由會議室管理部門（人力資源部）統籌安排。
5.4 會議組織。
5.4.1 會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。
5.4.2 會議主持人須遵守以下規定：
1 、主持人應不遲於會前 5 分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備。
2 、主持人一般應於會議開始後，將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明。
3 、會議進行中，主持人應根據會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，並有許可權定發言時間和中止與議題無關的發言，以確保議程順利推進及會議效率。
4 、屬討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議作出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和複述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納並引導會議就其後續安排統一意見。
5 、主持人應將會議決議事項付諸實施的程式、實施人（部門）、達成標準和時間等會後跟進安排向與會人明確。
5.4.3 與會人須遵守以下規定：
1 、應準時到會，並在《會議簽到表》（詳見附屬檔案 3 ）上籤到。
2 、會議發言應言簡意賅，緊扣議題。
3 、遵循會議主持人對議程控制的要求。