好看的總結不僅要自然、夾敘夾議、有真材實料(俗稱乾貨)，而且一定是詳略得當的。長短要與實際的工作量相匹配，一個入職不久的新人，寫了20 多頁紙，工作態度沒得說，氣勢也有了，但難免讓看的人覺得頭大。總結意味著挑選最重要的工作和想法進行匯報，不要遺漏重點，也切忌面面俱到。要在第一印象，就給人留下想要閱讀下去的良好視覺觸感。密密麻麻，或者厚厚一羅，都會使人望而生畏。
掌握分寸，講出事實
報喜和報憂是總結中永恆的兩大主題，比例該如何分配?有人總想掩飾自己的失誤，推卸責任，或者展示謙虛，過分退讓，這些都是費力不討好的動作，只會導致在自誇和自貶中搖擺不定。其實保持客觀的秘訣是不要刻意，保留自己最真實的想法就好，你越尊重事實，別人也就會越尊重你。
真實、客觀就是禮貌，有一分說一分，實實在在。含糊則讓人糊塗，很多時候，人們羞於面對真實的情況，於是總結充斥著“將要完成、預計達到”等等字眼，屬於隱性的誇大現實。有些人說，這是為了讓總結的基調更向上，更有希望，這樣的想法實是出自錯誤的出發點。總結不單純是匯報數據，不能止於一個結果，它更重要的使命是一次回顧和反芻，對自己的優勢與不足有沒有形成認識，從前的工作已經屬於過去，無法改變，只能如實面對，真正的價值是你的思考，你從那些細碎的工作中找到的規律和辦法。
除了要儘量真實，在語言和方向上，還要注意把握分寸，總結不是寫給自己看，領導是一定會過目的，寫法上的個人化可不是彰顯工作中的個人主義，總結一定要提及大局。客觀準確的同時，姿態低調總是沒錯的，這就是說要看到功勞來自於上級和團隊的支持配合，而不是留下一種“我做了最多工作”的印象。有職場專家曾說過一個寫作技巧，供大家參考：寫上司和團隊的部分，調子要高，但一略而過;寫到自己的部分就得具體實在，有功勞和成績，要寫足，但決不浮誇。
直觀數據，美化版面
寫好了總結，我們來看看如何做些美化工作。通篇文字容易讓人的閱讀產生不適，所以加進數字說明，不僅是客觀需要，而且叢直觀上也給人以閱讀上的喘息。但數字多了也還是枯燥，不妨變成更為美觀的圖表、圖形，一目了然，而且高聳的圓柱和柔軟的線條，還會給人以良好的心理暗示。
數據匯報的要點在於嚴格按照隸屬關係，一層一層地排序，這樣使得數據有章可循，也有了上下文，同時它還是一種安全的做法。這樣做也有助於思路的梳理，從自己的工作延展到部門和公司的大局中，方便做橫向的對比，使看的人更容易明白和判斷。
有了思路，不妨為其添加上序列號，使你要表達的每一層含義都具有獨立的空間和細分區域，也讓紙張保持一定量的留白。