二、明確報帳的程式和辦法
根據項目工程實施的不同情況,我們對實行公開招標的工程和未實行承包的小型工程採取了不同的報帳程式和方法。
實行公開招標承包的工程報悵步驟分為五步:
1、按照招投標的程式與方法選定施工企業,確定中標標的,簽定具有法律效力的承包契約。
2、由承包單位提出用款申請,經工程監理和工程技術負責人簽字,報縣農發辦領導審批,按工程進度和質量分次預撥資金。
3、工程竣工後,由承包單位向縣發發辦寫出竣工驗收申請,並提供自驗報告、工程竣工圖和工程決算報縣農發辦審批。
4、縣農發辦組織有關人員對工程進行檢查驗收,審核工程決算和工程竣工圖,對合格工程填寫竣工驗收單和工程合格證。
5、承包單位憑工程合格證、竣工驗收單、工程承包契約、項目工程決算書和稅務發票與縣農發辦辦理工程結算,並留足5%的質量保證金。工程運行一年後,無質量問題,才能退還質量保證金。
未實行承包的小型工程報帳步驟主要分為三步:
l、工程指揮部根據農發辦下達的項目任務,按工程預算和進度提出用款計畫,填寫預付工程款借據,經工程技術負責人簽字和縣農發辦領導審批後,辦理資金預撥手續。
2、工程任務完成後,由縣農發辦組織對項目工程進行驗收,並會同工程建設指揮部繪製工程竣工圖,辦理工程竣工決算,填寫竣工驗收單和工程合格證。
3、工程建設指揮部憑工程合格證、竣工驗收單、工程竣工決算書和規範的會計原始憑證到縣農發辦報帳,工程指揮部會計人員要把原始憑證及附屬檔案及時匯總,逐筆登記,並填制"報帳清單"、建立備查帳。
以上兩種不同的報帳程式都必須與工程管理同步進行,嚴格遵循以下三項管理原則。一是計畫管理,建設單位在向縣級農發部門申請撥款時需依據計畫批覆或承包契約,才能辦理撥付手續。二是憑證管理,所有報帳憑證都必須經縣農發辦派駐工地的監理人員審核,並簽定審核意見,保證憑證的真實性和有效性。三是預決算管理,工程項目竣工後,必須辦理工程決算,項目工程的決算無正當理由,不得突破工程預算。
三、制定嚴格的監督制約措施
縣級報帳制的核心是保證項目資金使用的規範性和合理性,其目的在於充分發揮項目資金的使用效益。為了保證縣級報帳制順利實施,我們逐步建立一套完整的監督制約機制。第一是實行了“會計委派制”。由縣財政部門向農發辦派駐主管會計,對項目資金的運行實施全過程的監控,並根據我縣的實際情況,制訂了《石門縣農業綜合開發資金管理和會計核算實施細則》和《石門縣農業綜合開發資金財務管理制度》。項目工程建設資金一律實行轉帳結算,報帳專戶禁止使用現金支票,嚴格控制了資金的無序流向。第二是實行了“政府採購制”。項目建設的大宗原材料和大批量的物資都是通過政府採購中心公開競標採購,僅1997年至2001年通過政府採購中心採購的水泥就達15000噸,節約資金近50萬元。第三是實行了“公開招投標制”。在大型項目工程建設中,通過公開競標,選擇了一批技術力量強、設備精良、管理水平高的施工單位參與項目建設。保證了工程的進度和質量。同時,工程建設成本也有所下降。在1999年-2000年的骨幹工程項目的建設中,來自全省22家四級以上的建築施工單位參與了工程競標,其中有8家企業中標,中標價比標底下降了4.14%。降低工程造價30多萬元。第四是實行了“工程監理制 ”。工程監理人員主要是對原材料質量、施工工藝流程、工程進度和工程質量進行現場監控,對發生的質量問題有權責令其整改或停工,對出現的隱蔽工程必須及時向縣農發辦報告並做好隱蔽工程記錄。所有向農發辦報帳的原始憑證和稅務發票,首先必須由工程監理人員簽字認可。否則縣農發辦拒絕報帳。