三是發現要及時。及時發現是由眼及腦的一次超越，是由感性到理性的一次升華。有人往往從別人已經總結出的經驗中、已經發掘的典型中看到了或多或少似曾相識的東西，其實這些典型、這些經驗也許就發生和成長在自己的身邊，自己只是沒有發現或沒有及時發現而已。因此，承擔著總結經驗、推廣典型、開展宣傳重任的辦公室主任就必須學會有以小見大、見微知著的本領，發現比別人早一點，發掘比別人深一點。
三、嘴巴要穩：忠於守信和保密
一個悶罐子當不了辦公室主任，辦公室主任的嘴巴理應能言善辯，巧舌如簧，但不分場合、不分對象、不分內容的滔滔不絕，顯然也是不行的。什麼時候該口若懸河，什麼時候該守口如瓶，辦公室主任必須嚴格把握這個分寸。
如果說能言善辯是辦公室主任必備的業務素質，那么，守口如瓶同樣是他必備的政治素質，由於工作性質所決定，辦公室主任享有比別的中層幹部更多的知情權，參加必要的黨組會議、局長辦公會議、局務會議等，使他有更多的機會獲得更多的在一定的時間、範圍內被稱之為秘密的信息和資料，而這些信息和資料往往也是單位的工作重點，民眾關注的熱點和議論的焦點，諸如人事任免的問題，經費管理問題，評先評優問題，還有許許多多的數字、報表等，這就要求辦公室主任必須時刻牢記自己的身份，增強政治意識，嚴格做到參政不議
政，涉密不泄密，不該自己說的堅決不說，寧做悶罐子，不做“長舌婦”。只有這樣，才能有效維護領導班子的團結，確保各項議程能順利得到推行。
四、肩膀要平：勇於承責和舉薦
辦公室主任要有一副厚實的肩膀，這副肩膀上要擔得起本不由自己承擔的責任，還要撐得住讓別人從自己的肩上跨過去。
辦公室主任要勇於攬“過”。攬過是一種氣質，更是一種工作藝術。辦公室工作點多面廣，在工作中顧此失彼、出現失誤是在所難免的，但辦公室主任都應在第一時間將出現過錯的責任“攬”到自己肩上，來接受領導或同事的批評，而不應該對失誤者吹鬍子瞪眼，當場指責。因為愛護其任何下屬的臉面，也就調動了下屬的工作積極性，增強了下屬的工作責任感。在日後的工作中，他們定會自我施壓、兢兢業業，以使他們的直接領導不再承受不該承受的“委屈”。
辦公室主任還要樂於舉“賢”。發現典型、推舉典型、宣傳典型，是辦公室的職責和義務，“為人作嫁”是辦公室主任的必修課，因此，辦公室主任必須淡泊名利，不思“進取”，而一心一意地發掘典型、培養典型、舉賢薦能，讓他們從自己的肩膀上站起來並跨入一個嶄新的天地，這是一個成功的辦公室主任應當具有的人格魅力。
五、心胸要闊：善於化解和包容
辦公室是機關事務的集中地，也是機關矛盾的集中地，辦公室主任時時都會推至機關事務與矛盾的風口浪尖上，其實，唯有虛懷若谷，胸襟博大，才能化解一切矛盾，包容一切是非面，保證機關工作順利開展。
化解矛盾要用心去溝通。有人的地方有矛盾存在，遇上矛盾怎么辦？一是要有化解矛盾的信心。辦公室主任必須具備這份自信，相信自己有能力化干戈為玉帛、化尖銳為平和，不是特別棘手的難題，一般不要讓矛盾走出辦公室。那種碰到問題繞道走，遇上矛盾就上交的做法是辦公室主任無能的表現。二是要認真分析矛盾的性質，矛盾擺在面前，辦公室主任要分得清哪個是主要矛盾，哪個矛盾在現實的工作中帶有普遍性等，只有把握住了這些，才能在眾多矛盾中分清輕重緩急，找出矛盾產生的根源，尋求解決的最佳辦法，從而做到各個擊破。三是要用一副熱心腸去化解矛盾的堅冰。在解決矛盾的過程中，辦公室主任要學會串位思考，換位思考，才更能夠切中要害，把握根本，在心與心的溝通、情與理的交融中，“矛”和“盾”就有可能成為一對親密的“夥伴”。