4．關於譯文。對外文書應以中文為正本，必要時，附以外文譯文。譯文本，套用不帶機關銜的白紙，並在右上角註明“譯文”字樣。譯文應考慮外文的慣用格式，不應套用中文格式。我駐外機構，在外文水平有把握、有力量的情況下，凡純屬一般事務性的函可只用外文（指駐在國文字或通用的外國文字）；對申請簽證、身份證及一般外交人員的調職、離任等普通照會，亦可只用外文。
5．對外文書的列印位置要適當。抬頭處，受文人的職銜、姓名和稱呼應在第一行頂格排列（如排不下，也可將職銜單列一行不加標點，而把姓名稱呼另排一行），然後再下一行前面空一格續排行文。如文書較短，不宜把文字都擠在信紙的上半部分，而要留足夠的天頭，使檔案美觀大方。
蓋章的位置要適當，一般以騎年壓月，上大下小（如帶國徽的印章，國徽應在機關銜之上）為宜。
6．要有嚴密的校對制度。如發現文書、函件等有錯字或格式不對，均應重新列印，不得塗改。
7．用紙要合乎規定。
8．收發文應有簽收手續，收到涉外文書應及時處理，不要延誤。
在禮儀社交場合，除了必須處理和運用好文書電報以外，對名片的使用也應當給以重視。名片之所以在現代社會中得到廣泛的套用，因為它使用起來簡便、靈活、雅俗均可，能適應現代社會人際交往十分頻繁的需要。
名片現在已遠遠不只是相互通報姓名的工具，它可以用來表示祝賀、感謝、介紹、辭行、慰問、饋贈以至弔唁等多種禮節。為了表示不同的禮節，可以在名片左下角用小寫字母寫上法文的含義；也可以在外片上，用通用的文字寫上簡短的字句。
幾種國際上通用的法文縮寫是：
1． 敬賀 p. f. (pour felicitation)
2． 謹唁 p. c. (pour condoleance)
3． 謹謝 p. r. (pour remerciement)
4． 介紹 p. p. (pour presentation)
5． 辭行 p. p. c. (pour prendre conge)
6． 恭賀新年 p. f. n. a. (pour feliciter lenouvel an) (大小寫均可)
7． 謹贈，不用縮寫字母，而是在姓名上方寫上avec ses compliments (或者用英文 with the compliments of …)