一個優秀的文秘必須具備以下能力和素質：
1、執行力。在協助決策的過程當中，文秘個人主觀的判斷和決策是沒有的，必須要不折不扣地支持管理者來做出決策。
2、判斷力。有些事情可能由於文秘的介入更好地支持了決策。譬如說，文秘最了解自己主管的個性了，如果主管帶了情緒做了某些判斷，和其平時的判斷風格不符合，就需要文秘做出提醒。如果一個判斷力強的文秘，就可能在這個過程中延緩某個檔案的傳送。也許就是這個故意延緩了信息傳送的舉措，使上司規避了可能發生的錯誤。
3、協調力。文秘需要既符合自己職業操守，又能很好地協調與決策人之間的微妙關係。這點來講，文秘的素質是來自兩個方面積累的，一個是自身人格素質不斷修煉的過程，第二個是來自個人職業操守素質的不斷完善。
4、應變力。文秘需要有能力知道、領會老闆的意思，要有應變能力，有時可能老闆自己都不知道他真的想做什麼，需要文秘提醒該做什麼。一個資深文秘總結道：“要記住你老闆說的每一句話，不要與他爭論，或者告訴他你的看法，你要做的是記住他的每一句話。你要能夠讓他省下很多精力，放在主要的工作上面。”
除以上四個“力”之外，做大公司的高級文秘，還應當擁有很強的外語能力，以及會議管理能力、時間管理能力、心理承壓能力、溝通能力、組織策劃能力、談判能力、演講能力。