一,公文的功能
(一)公文的涵義與特點
公務文書,又叫公務檔案,簡稱公文,是法定機關與社會組織在公務活動中為行使職權,實施管理而製作的具有法定效用和規範體式的書面文字材料(包括電報,下同),是傳達和貫徹黨和國家的路線,方針和政策,發布行政法規和規章,施行行政措施,指示答覆問題,指導,布置和商洽工作,報告情況,交流經驗的重要工具.
公文分類
按公務文書的自身性質及使用範圍,可以把我國現行的公務文書分為兩大類:
1.通用文書
(1)法定公文
(2)事務文書
2.專用文書
財經文書,司法文書,科技文書,軍事文書等等
公文的主要特點:
1.法定性
2.政策性
3.實用性
4.時效性
5.規範性
(二)公文的作用(功能)
1.決策與領導作用(最主要的作用)
2.強制執行和處理的作用
3.依據和憑證作用
4.公務聯繫與溝通作用
5.宣傳與教育作用
二,公文的文體,結構,格式與稿本
(一)公文的文體
公文的文體是指公文的表達方式.屬套用文體,但它又不同於一般的套用文,具有自身的特殊屬性:
1.公文被規定以現代漢語的書面形式(即白話文)作為必須使用的符號系統.
2.公文兼用說明,敘述,議論三種表達方式.
(二)公文的結構
公文的結構是指公文的組織結構,具有規範性和相對確定性.
公文一般由秘密等級和保密期限,緊急程度,發文機關標識,發文字號,簽發人,標題,主送機關,正文,附屬檔案說明,成文日期,印章,附註,附屬檔案,主題詞,抄送機關,印發機關和印發日期等部分組成.
(三)公文的格式(重點內容)
公文的格式是指組成公文的各部分文字元號在載體(紙張等)上排列的規定.
1.公文用紙主要技術指標
公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2～80g/m2的膠版印刷紙或複印紙.紙張白度為85%～90%,橫向耐折度≥15次,不透明度≥85%,ph值為7.5～9.5.
2.公文用紙幅面及版面尺寸
(1)公文用紙幅面尺寸:公文用紙一般採用國際標準a4型(210mm×297mm).
(2)公文頁邊與版心尺寸:
公文用紙天頭(上白邊)為:37mm±1mm
公文用紙訂口(左白邊)為:28mm±1mm
版心尺寸為:156mm×225mm(不含頁碼)
a4型公文用紙頁邊及版心尺寸
3.公文中圖文的顏色
未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色.
4.排版規格與印製裝訂要求
(1)排版規格:文字元號從上至下,自左而右依次橫寫橫排 .正文用3號仿宋字,一般每面排22行,每行排28個字.
(2)製版要求:版面乾淨無底灰,字跡清楚無斷劃,尺寸標準,版心不斜,誤差不超過1mm.
(3)印刷要求:雙面印刷;頁碼套正,兩面誤差不得超過2mm.印品著墨實,均勻;字面不花,不白,無斷劃.
(4)裝訂要求:公文應左側裝訂,不掉頁.騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處,允許誤差±4mm.平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm .
5.公文中各要素標識規則
組成公文的各要素分為眉首,主體,版記三部分.
(1)眉首
公文份數序號:用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行.
秘密等級和保密期限:標識秘密等級,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,兩字之間空1字
下行,平行公文首頁格式
上報公文首頁版式
緊急程度:緊急檔案有"特急","急件",緊急電報有"特提","特急","加急","平急".標識緊急程度,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,兩字之間空1行;如需同時標識秘密等級與緊急程度,秘密等級頂格標識在版心右上角第1行,緊急程度頂格標識在版心右上角第2行.