發文機關標識:由發文機關全稱或規範化簡稱後面加"檔案"組成;對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規範化簡稱.發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm(信函為30mm,命令為20mm).對於上報的公文,發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm.發文機關標識推薦使用小標宋體字,用紅色標識.字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定,但最大不能等於或大於22mm×15mm.聯合行文時應使主辦機關名稱在前,"檔案"二字置於發文機關名稱右側,上下居中排布;如聯合行文機關過多,必須保證公文首頁顯示正文.行政機關之間聯合行文,標註主辦機關的發文字號 .
發文字號:由發文機關代字,年份和序號組成.發文機關標識下空2行,用3號仿宋體字,居中排布;年份,序號用阿拉伯數碼標識;年份應標全稱(1995不能簡寫成95,XX不能寫成04),用六角中括弧"〔 〕"括入;序號不編虛位(即1不編為001),不加"第"字.
注意:用直角中括弧"茂××[XX]10號",用小括弧"茂××(XX)10號"都是不規範的.
發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線.
簽發人:上報的公文需標識簽發人姓名,平行排列於發文字號右側.發文字號居左空1字,簽發人姓名居右空1字;簽發人用3號仿宋體字,簽發人後標全形冒號,冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名.如有多個簽發人(會簽人),主辦單位簽發人姓名置於第1行 ,其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排,下移紅色反線,應使發文字號與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與之的距離為4mm.
(2)主體
公文標題:紅色反線下空2行,用2號小標宋體字(常見的公文標題一般都加粗),可分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,間距恰當.
主送機關:標題下空1行,左側頂格用3號仿宋體字標識,回行時仍頂格;最後一個主送機關名稱後標全形冒號.如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時,應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下,抄送之上,標識方法同抄送.
公文正文:主送機關名稱下一行,每自然段左空2字,回行頂格.數字,年份不能回行(一個阿拉伯數字,年份不能分成兩行).
附屬檔案:公文如有附屬檔案,在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標識"附屬檔案",後標全形冒號和名稱.附屬檔案如有序號使用阿拉伯數碼(如"附屬檔案:1.×××××");附屬檔案名稱後不加標點符號.附屬檔案應與公文正文一起裝訂,並在附屬檔案左上角第1行頂格標識"附屬檔案",有序號時標識序號;附屬檔案的序號和名稱前後標識應一致.如附屬檔案與公文正文不能一起裝訂,應在附屬檔案左上角第1行頂格標識公文的發文序號並在其後標識附屬檔案(或帶序號).
成文時間:以領導人簽發的時間為準.聯合行文一般由主辦機關首先簽署意見,協辦單位依次會簽,一般不使用複印件會簽.成文時間以最後簽發機關領導人的簽發日期為準.電報,以發出日期為準.
標法:用漢字將年,月,日標全;零寫為"○";成文時間的標識位置見下.
公文生效標識:公文除"會議紀要"和以電報形式發出的以外,應當加蓋印章.行政機關聯合向上行文,為簡化手續和提高效率,由主辦單位加蓋印章即可;聯合下發的公文,發文機關都應當加蓋印章.
a.單一發文印章
單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱,只標識成文時間.成文時間右空4字;加蓋印章應上距正文2mm～4mm,端正,居中下壓成文時間,印章用紅色.