(一)含義、功用和性質
“函”，是“適用於不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項”的公文文體。
這裡的“函”，指公函，是商洽性公文，又稱詢答性公文，多用於平行或不相隸屬機關之間，作詢問、答覆、商洽、聯繫以至請求批准之用，不具呈報與指示作用。但又是鄭重的公務，所以才稱“公函”，是正式檔案，要單編髮函號、按程式制發、歸檔；與日常事務中的“便函”，像介紹信、慰問信、表揚信、批評信、賀信等不同，與私人信函也不同。
(二)類別
1．商洽、詢問、請求批准的。
2．知照性的，即主動告知一件事，不需要答覆。
3．答覆問題、回復請求的。
前兩種是主動發出的，叫“發函”，後一種是受動答覆的，叫“復函”。
(三)格式和寫法
“函”的寫法和書信大體相同，因為是鄭重的公務，所以要有一定的格式，用語要得體，要講禮貌，不亢不卑，不能用命令的口吻，粗暴的語氣。
1．函頭：印有“名頭”的發函紙，單編髮函號，“發文字號”中加“函”字。
2．標題：寫發函機關，涉及事項，文種要寫明是函還是復函。
3．上款：受函機關或領導人。
4．正文：“發函”大體是開頭提出問題，說明是什麼事或針對、根據什麼。主體表示要求，，商洽什麼，告知什麼，請求什麼，即要對方做什麼。結尾，要求何時答覆及得體的禮貌用語，如“請大力協助為盼”，“望準予×x是荷”，“望能同意”；“請即函復”，“盼復”，“望早日函告”等等。有附屬檔案要寫明，為送物品材料的附函，主體上寫了，函尾可不再寫。“復函”開頭說明針對的來函，如“×月×日××號來函收悉”，有時有必要概括函的內容寫進去。主體寫對來函所談事項的態度主張。結尾，如同意可寫希望，不同意可提供另外的辦法，也要用禮貌語詞。
5．下款：發函機關，年月日，公章。
6．函尾：抄送機關。
(四)草擬公函應注意的問題
1．中心明確，不繞圈子。
2．因由清楚，不講空話。
3．講究禮貌，不來客套。
(五)例文簡析
例文1：
關於擬派×××同志赴香港培訓的函
××工委：
我部上海海運局海員醫院，於一九八五年訂購了一台美產高效液相色譜儀。現應賣方香港貝克曼儀器公司的邀請，擬派上海海員醫院藥劑師×××赴香港接受為期一周的培訓。按訂貨契約規定，自廣州至香港往返旅費及在港培訓期間的交通、宿、膳費用，均由該公司提供。
妥否，請函示。
附貝克曼儀器公司邀請信、簽報一份(複印件)
××部
一九八六年×月×日
簡析：
例文l是商洽工作請求批准的“發函”，因為不相隸屬而又是主管單位，所以用“函”。正文只四句話。前三句為一段，說明原委及條件，後一句另起，很有禮貌地提出，要求批准。寫“請函示”“請電示”皆可，因為是不相隸屬的關係。下面是附屬檔案備查。寫得明白利落。