我國建立的新時期的文書制度和公文體式的具體要求是：公文處理必須堅持“黨政分開”的原則。在中國共cd機關同國家行政機關的公文處理中，對各自的“公文種類”、“公文格式”、“行文規範”、“公文辦理”、“公文立卷、歸檔和銷毀”等問題都分別做出了明確的規定，提出丁具體的要求。所有這些方面的問題，都是黨和國家以法規的形式規定了公文不同於其他文字材料和文學作品的最基本的特點，秘書人員在公文撰寫和製作中必須嚴格遵守。正因為公文具有不同於其他文章的特點，所以，在公文主旨的確定、素材的積累、結構的安排、語言的運用等方面都有它嚴格而特殊的要求，具體到各個文種的撰寫上，不管它怎樣乾變萬化．但必須使各類公文都成為一定社會集團的“立著”，準確有效地為傳達一定社會集團的思想、主張和意圖服務。從寫作角度講，各類公文都是公文撰寫者的“遵命寫作”。這是公文撰寫的一個原則。
公文產生於官場，生效於社會，擔負著傳達社會領導集團的政治主張、思想意圖的任務，起著號令四方、治國安邦的作用．所以，它要求公文必須具有規範化、制度化、科學化的特點，保證黨和國家的各項公務活動做到令行禁止，這就從客觀上要求公文必須具有被社會公認的、約定俗成的、在各個機關都通用的規範和標識，也就是公文的格式要求。在現代公文中，不論是中國共cd機關的公文．還是國家行政機關的公文，公文格式的限定和規範都是十分具體和明確的。1996年5月3日中共中央辦公廳印發的《中國共cd機關公文處理條例》規定，中國共cd機關的公文格式主要有17種。國務院辦公廳1993年11月21日發布的《國家行政機關公文處理辦法》規定，國家行政機關公文格式主要有16種。這些規定都是公文製作中不可缺少的內容，正確使用公文格式．就會使公文體式完整、規範通用。除了公文的格式規定之外，公文長期使用過程中形成的許多約定俗成的內容，也是撰寫公文時必須注意的。在通用公文中，文體各具風格，內容結構條理化，開頭與結尾具有一定的程式，特別是公文用語具有特別的結構和很強的固定性等。在專用公文和其它日常套用文中，格式化的要求就更具體、更嚴格。所以，我們在撰寫公文中．一定要十分注意公文格式方面的問題，千萬不能有所疏漏。只要我們在公文撰寫中既能夠把握好公文的內容，又能夠注意公文的格式，就一定會使公文質量達到內容與形式統一美的境界。
四、公文寫作為寫作的一個分支。有別於其他寫作，在其龐大的“家族"中，公文以它具有多種文體的形式獨樹一幟。這就決定了公文具有寫作方法的多樣性、內容對文種的選擇性和公文撰寫對社會變革的適應性特點 ’
公文寫作屬於套用寫作的範疇。套用寫作具有非常廣泛的天地。在這塊天地里，隨著各個機關團體的公務活動日益增加，隨著每個社會的人的社交往來日益活躍，套用文的使用不但愈加廣泛，而且日漸增多。據有關研究人員估計，當前，我國機關團體和社會各階層使用的套用文共有300多種。這些種類繁多的套用文，。涉及人們的社會實踐和日常生活的各個領域，有政治的、經濟的、文化的，有外交的、軍事的、司法的、財政的，有接待禮儀的、往來應酬的、婚喪嫁娶的，以及涉及生活瑣事的，等等。所有這些套用文，都是出自各個層次和社會各方面的秘書人員和其他相關人員之手。在各級領導機關，免不了要起草各類機關公文，上情下達，下情上達；從事科研工作的人員就要寫學術報告、課題論文等；經濟工作部門根據工作需要，經常要撰寫市場調查、情況分析、信息收集等報告和材料。管理機關按照自己的工作職責必然要編制規劃、提出可行性報告，以及向上請示、向下發號施令，這些都需使用相應的文字材料；即使是工人、農民、解放軍戰士和在校學生，也免不了要遇到寫信、留贈言、打便條等簡易套用文寫作問題。對於任何一個黨政機關、企事業單位、人民團體的秘書人員，特別是綜合部門和基層單位的秘書人員，幾乎所有的套用文體都可能接觸到，大至報告、請示、計畫、總結、指示、命令，小到對聯、題字、請柬以及其他社會應酬方面的常用套用文等。人們把秘書稱為“全才"、“通才"，這當然也就包括除機關通用公文以外，也會寫、善寫其他套用文。因為在日常工作和生活中，人們總是這樣看待和要求秘書人員的。在有些情況下，事情總是具有突發性的，秘書人員的寫作水平要能夠得心應手地應對這種突如其來的突發性場面。一次我們接待福建省來甘肅觀光遊覽的代表團時，一位市委領導邀請一位著名書法家書寫“慎獨”兩個字，按照章法還應加小注對這兩個字加以說明。但是，當時一急，這位先生只寫了前半句，後半句怎么也想不出來了，這時我急忙從旁邊提醒了一下，他很快就落了筆。這位市委領導和在場人員看著揮灑有力的“慎獨"兩個大字和飄逸秀美的“莫見乎隱，莫顯乎微，故君子慎其獨也”(見《禮記·中庸》)這句小注，大家都向我投來非常敬佩的目光。還有一次，一位女書法家於1990年初春時節在蘭州成功地舉辦了一次個人書展，她很高興。臨走時，要我給她留句贈言，我答應了她的要求，贈了一幅自撰的對聯：