1.公文的概念
公文是用於公務活動的一種套用文書，是統治階級管理國家，處理政務時用來頒布法律、法規、規章、傳達政策法令、請示和答覆問題、匯報情況、聯繫工作、制定計畫以及記載政務活動的重要工具。公文出自法定的機關單位，具有處理公務的合法效用。
2．公文的作用
公文是作為傳達和貫徹黨和國家的各項方針政策，代表法定作者處理、聯繫工作的工具。它有以下十個作用：
（1）發布政令。通過公文傳達貫徹黨和國家方針政策，頒發政令、法規，動員民眾實施，規定人們的行為規範，如國家機關依法發布的命令、令、決定、通告、公告等。各種政令都是以檔案的形式制定和發布的，所以這種作用又可稱為公文的“法規作用”。
（2）領導與指導工作。上級機關通過發布指示、決定、通知、計畫、會議紀要等公文，可以指導下級機關的工作。
（3）報告情況。下級機關通過報告、工作簡報、專題報告、調查報告、總結報告等向上級機關報告工作，以便上級了解情況，指導工作。
（4）請示事項。工作中遇到問題本機關又無權解決，可通過公文請求上級機關指示，作出決定或批准下級提出的意見。
（5）答覆問題。上級機關通過公文批覆下級機關請示的事項。
（6）商洽公務。在同級機關或不相隸屬的單位之間為了加強聯繫，通過介紹函件或通知、邀請，以互通情況，商討問題，互相配合，處理各種公務。
（7）交流經驗。通過簡報、通報、調查報告等公文向有關單位通報情況，交流經驗。
（8）告之信息。用通知、通報、公報等公文向有關單位或民眾通報情況，告之信息。
（9）記載活動。如會議記錄、會議紀要、大事記等，記錄重大事項和問題。
（10）宣傳黨的方針政策，進行思想教育。領導機關發布的許多檔案如條例、規定、辦法等。
3．公文的分類
（1）公文的分類方法各種機關有各自不同的職責範圍，並依法形成了各自使用的公文種類。高級領導部門與基層單位，行政機關與業務機關，地方政府機關與軍事、外交、經濟、科技部門，它們所使用的公文除了共同種類之外，還各有不同的側重種類，各式各樣，差異很大，這就帶來公文分類學的複雜性，即從不同角度，有不同的分類法。
1）從文體的來源和使用範圍分，公文可分為對外檔案、收來檔案、內部檔案三種。
2）從行文關係上分，可分為上行文、平行文、下行文三種。
3）從檔案的機密性分，可分為機密檔案、內部檔案、公布檔案三種。
4）從檔案的性質、作用分，可分為法規檔案、行政檔案、黨內檔案三種。
5）從檔案的使用範圍分，可分為通用檔案、專用檔案等。
（2）黨和國家機關通用公文的種類國務院辦公廳曾發布的《國家行政機關公文處理辦法》，經過多年的實踐，修訂後的《辦法》從1994年1月1日起施行。把公文種類調整為十二類十三種，刪去“指令”、“決議”、“布告”三個文種，將“議案”作為一個新文種列入主要公文種類。即：命令（令），議案，決定，指示，公告，通告，通知，通報，報告，請示，批覆，函，會議紀要。此外，中共中央辦公廳於1989年4月25日發布的《中國共產黨各級領導機關檔案處理條例（試行）》中，正式檔案的種類里還列有公報、條例、規定三個文種。這樣，現在常用的公文種類總共有十六種。