3）附註。是用以對文內某些內容事項進行解釋說明的格式項目。標註在公文生效標識域以下，主題詞檢索標識域以上。
4）主題詞。是用以確切表達公文主旨的規範化名詞或名詞性詞組。主題詞必須準確、有慣次性，不能與標題混為一談。它的位置在檔案尾部橫線之上，即抄送機關之上，由左向右排列，詞與詞之間要空一格，不能用標點符號。
5）抄報抄送機關。抄報抄送機關是受文的機關單位。標註在檔案尾部的橫線之下，分列兩段，抄報機關在上，名稱要使用全稱或規範性簡稱。
6）印發機關。指發文機關的辦理部門。應在抄報抄送欄之下設印發機關欄，要標明公文印發機關或部門的全稱及印發時間。這裡的印發時間與成文時間不一樣，應晚於成文時間。