3．用印和簽字手續是否符合要求。有些基層單位發文該用印的往往不用，應簽字的也不簽字，這就失去了它的法定可靠性。有個別檔案該用政府部門印的，卻用了黨組織的印，應主管負責人簽字的，卻讓不符合簽字條件的人代簽。對這些問題，校對的同志都要注意，提請有關同志及時改正。一般情況下，校對完正文後，最好作一次全面的複查，然後付印。
當然，不同的部門，不同性質的檔案，校對的程式有所不同。有些檔案只要一校，有的則必須二校、三校。有的是專職校對負全責，校對後要簽字才能付印；有的則是檔案起草部門或起草者負責校對，有審定者簽字即可付印，等等。不論哪一類程式，校對者都必須以高度的責任心對待這項工作，努力做到使檔案儘可能不出差錯。