作為一種特定體式的文體，公文在國家政治生活、經濟建設和社會管理活動中起著十分重要的作用。正因為如此，規範的公文格式不僅有利於體現國家機關的權威性、嚴肅性，而且也有利於提高工作效率，保證政令暢通。同時，對於我們國家工作人員來講，能夠熟練、正確的製作公文、處理公文，也是個人能力和基本素質的一種體現。
公文中的要素主要為：秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附屬檔案說明、成文日期、印章、附註、附屬檔案、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等。
為了配合《國家行政機關公文處理辦法》，國家質量技術監督局 1999年12月27日 發布了《國家行政機關公文格式》，這個標準不是由政府行政文秘部門發布的，而是由質量技術監督局發布，是一種強制性的標準，其中對公文格式、公文紙張的紙型、厚度、透明度等等都做了詳細的規定。
這個格式規定，公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。置於公文首頁紅色反線（寬度同版心，即 156mm ) 以上的各要素統稱眉首；置於紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置於主題詞以下的各要素統稱版記。下面，對公文各要素和標識作一簡單介紹。
一、眉首部分
主要標識公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人等要素。
1．公文份數序號。公文份數序號是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號。標識時，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。（但是這個我們市一級沒有執行，只是在收文的時候標號，但中央一級的很多公文都有份數的序號）
2.秘密等級和保密期限。秘密等級是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“機密”、“絕密”三級。《辦法》規定，涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號，“秘密”、“機密”、“絕密”公文均應標註保密期限。標識秘密等級時，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。
3．緊急程度。急件公文分為“特急”、“急件”兩種。其中，電報應當分別標識“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。標識時，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊密程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。
4．發文機關標識。發文機關標識由發文機關名稱和“檔案”二字組成，如“錦州市人民政府檔案”等。對一些特定公文可只標識發文機關名稱（此類為便函類發文文頭）。發文機關標識應當使用發文機關全稱或規範化簡稱。標識位置是上邊緣到版心上邊緣 25mm 處，上報的公文發文機關標識在上邊緣到版心上邊緣 80mm 處。國家質量技術監督局發布的《國家行政機關公文格式》還規定，發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號一般應小於22mmx 15m 。。聯合行文時，主辦機關名稱排列在前，“檔案”二字置於發文機關名稱右側，上下居中排布。聯合行文機關過多時，必須保證公文首頁顯示正文。