5．發文字號。由發文機關代字、年份、序號組成，如“錦財發〔XX〕82號”，“錦財發”指發文機關代字，“ 〔XX〕 ”指年份，“ 82號”指發文序號。整個意思就是錦州市財政局在XX年所發的第82號檔案。標識位置在發文機關標識下空2行處，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年代套用全稱，用六角括弧“〔〕”括入；序號不編虛位，即不編為001，不加“第”字。
6．簽發人。上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。簽發人姓名居右空l字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人後標全形冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人從第2行起在與主辦單位簽發人姓名對齊處按發文機關順序依次順排，同時，使發文字號與最後一個簽發人姓名同處一行，並下移紅色反線，使紅色反線與發文字號繼續保持為 4mm 。
二、主體部分
主要標識公文標題、主送機關、正文、附屬檔案、成文時間、發文機關印章、附註等要素。
1．公文標題。一般由發文機關名稱、概括而成的公文主要內容和公文種類組成，如《錦州市財政局關於開展公務員基本功培訓活動的通知》等。公文標題是檔案內容的高度概括，文字要求準確、簡要、概括，書寫時要居中書寫，用2號小標宋體字。回行時要注意做到詞意完整，排列居中對稱，間距恰當，做到既有美感，又要避免產生異義。除法規、規章名稱加書名號外，公文標題一般不用標點符號。
2．主送機關。指公文的主要受理機關，書寫時應當使用全稱或規範化簡稱、統稱。上行文一般只寫一個主送機關，必須同時報送幾個主送機關的，可以用抄送形式；下行文可以有兩個以上的主送機關，但是，如果主送機關過多，則一般用規範的統稱，如“各縣（市）區財政局”等。標識位置在標題下空1行處，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最後一個主送機關名稱後標全形冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標識方法同抄送。
3．公文正文。標識在主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。
4．附屬檔案。公文如有附屬檔案，在正文下空一行左空2字處，用3號仿宋體字標識，後標全形冒號和名稱。附屬檔案如有序號，使用阿拉伯數碼，如“附屬檔案：1××××××、”。附屬檔案名稱後不加標點符號。附屬檔案應與公文正文一起裝訂，並在附屬檔案左上角第l行頂格標識“附屬檔案”，有序號時標識序號。如附屬檔案與公文正文不能一起裝訂，應當在附屬檔案左上角第1行頂格標識公文的發文字號並在其後標識附屬檔案（或帶序號）。
5．成文日期。以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最後簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。成文日期需要完整寫出年、月、日，而且必須用漢字書寫（“零”寫為“ 0” ）。成文時間標識時，右邊要空4字。