（二）嚴格遵守限制條件。
1．政府各部門“除以函的形式商洽工作、詢問和答覆問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。”（《辦法》第十五條）
2．“部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。”（《辦法》第十五條）
（三）按照劃定的範圍行文。
1．“政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文。”（《辦法》第十五條）
2．“屬於部門職權範圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門。須經政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，文中應當註明經政府同意。”（《辦法》第十七條）
3．“屬於主管部門職權範圍內的具體問題，應當直接報送主管部門處理。”（《辦法》第十八條）。
4．“向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。”（《辦法》第二十條）
（四）掌握聯合行文的要求。
“同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。”（《辦法》第十六條）。
三、嚴格行文要求，規範行文體式
《辦法》在“行文規則”中，對行文從行文紀律到行文體式都做出了明確規定。特別是對上行文做出了嚴格的規定。
（一）“部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。”（《辦法》第十九條）；這些規定主要是解決和防止政出多門的問題．“除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送‘請示’、‘意見’和‘報告’。”（《辦法》第二十二條）。這一條含義深刻，不僅是公文處理中的紀律，而且對於保證領導機關決策的科學化、民主化具有重要意義。也能夠保證領導同志抓大事，抓主要問題。
（二）對上行文的體式要從嚴把關。主要是向上級行“請示”、“報告”、“意見”時，“‘請示’應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。
“報告”不得夾帶請示事項。”（《辦法》）第二十一條）
“報告”與“請示”兩個文種混用、“報告”中夾雜“請示”事項的問題是目前公文制發中最常出現的問題，有的還編造了“請示報告”這樣一個文種。《辦法》在第二章“公文文種”中明確規定了“請示”與“報告”的作用。“報告”：適用於向上級機關匯報工作，反映情況，答覆上級機關的詢問。“請示”：適用於向上級機關請求指示、批准，在制發檔案中要根據行文目的確定。概括地講“報告”與“請示”的不同主要表現在三個方面：一是發文機關對上級機關的要求不同。“報告”是為了讓上級知道情況，而“請示”是為了讓上級對下級機關的請求做出答覆或批准。二是發文的時間不同。“報告”一般是在事後，即在某項工作任務完成之後，或上級機關明確要求答覆有關問題時制發。而“請示”則多在事前或事中制發。三是正文中的結束語不同“報告”一般使用“特此報告，請閱知。”或“專此報告，請周知。”等語。而“請示”則多用“特此請示，望予批准。”或“專此請示，請予指示。”等語。行文規則對於檔案的質量和高效運轉，保證行政公文發揮作用至關重要。在擬制文稿中要嚴格遵守，文秘部門在核稿中要從嚴掌握，領導同志要帶頭執行。