一、實用性
俄國形式主義者們把人類的語言分為兩大基本類型：實用語言和文學語言。實用語言和文學語言雖然在辭彙、語法上沒有太大區別，表面看起來是一種語言，但它們實際上是功能完全不同的兩種語言。實用語言只傳達詞語的詞典意義，人們在使用和接受它的時候，依靠平時養成的習慣，自動地認識它的指向物，而對語言本身並無太多的注意。而文學語言不限於傳達詞語的詞典意義，它是對實用語言進行“扭曲”、“變形”、“施加暴力”後“反常化”了的語言。作者之所以要採取反常化的手段，是為了消除讀者的習慣性，使讀者不得不專心致志、聚精會神、流連忘返地去感受語言本身，從而延長讀者對事物的感知過程。對此，著名形式主義論者什克洛夫斯基曾說過這樣一段話： 那種被稱為藝術的東西之存在，就是為了喚回人對生活的感受，使人感覺事物，使石頭作為石頭被感受。藝術的目的就是把對事物的感覺作為視象，而不是作為認知提供出來；藝術和程式是事物的“反常化”程式，和予以其複雜形式的程式，它增加了感受的難度和時延，因為藝術中的接受過程是以自身為目的，所以它理應延長；藝術是一種體驗事物創造之方式，而被創造物在藝術中已無足輕重。什克洛夫斯基：《關於散文理論》，蘇聯作家出版社1984年版，第15頁。
我們摘引這段話的目的是為了更好地認識實用語言。如果說文學語言是表現感覺的語言，那么實用語言是表達認知的語言。必須分清了這兩種語言，寫作中才不會出現用文學語言寫公文的荒唐現象。
二、規範性
公文語言，可以說是一種循規蹈矩的語言。在辭彙上，公文語言嚴格遵照其詞典意義；在造句上，公文語言嚴格遵循語法規則；在修辭上，公文語言只適當運用比喻、對偶、排比、設問、反詰等常規修辭格，而對誇張、通感、暗示等可使事物有較大變形的或曲折達意的修辭格一般不用。這樣可以保證公文的不同讀者在理解上能夠趨向一致，不會因個人的創造性發揮而仁者見仁，智者見智。可以說，規範性是公文能夠得到有效貫徹和落實和保障。
三、模式性
在公文寫作中，沿用一些固定的模式化語句和語詞的現象比較常見，有些公文用語甚至在關鍵之處必須使用。模式化語言對於別的文體來說可能是失敗，而對於公文來說卻是一種必需。
公文的體式就是模式化的，每一種體式在寫作中都有固定的套路，在套路的實施過程中自然而然地形成了一些適宜這些套路的語言，沿用它們，方便、簡潔、有效。如“特此函復”這一說法，如果換用別的語言來表達，無論怎樣努力都不可能這樣簡煉明白。
公文語言還有相當一部分是沿用舊語，如“來函收悉”、“敬請批覆”等慣用語，在我國世代相襲，已不知用了多少年。這樣的套語有益無害，大家樂意襲用，故意標新立異，反而不倫不類。因此，在公文中常常能見到一些文言詞語，它們已經自然地與現代漢語融為一體。這是公文語言模式性的表現之一，不足為怪。