擬制首長講話稿，是秘書人員的一項經常性任務。擬制講話稿的能力。是秘書人員必備的基本功。明確擬制首長講話稿的基本要求，以及對秘書人員的素質要求和提高能力的途徑等，對於促進和提高秘書人員擬制首長講話稿的能力，既十分重要，又十分迫切。本文就這些問題談幾點粗淺看法。
一、擬制首長講話稿的基本要求
1．符合上級精神。中央的路線、方針、政策，上級的指示精神，是擬制領導講話稿首先要把握的一個重點。一份高質量的講稿，不僅要完整、全面、準確地體現上級精神，而且要以上級精神為指導，緊密結合本單位、本系統的實際，提出創造性貫徹落實上級精神的意見和舉措。貫徹上級精神，不是照抄照轉，而是要準確地把握上級精神的實質，把上級精神自然而然地體現到講稿中去。上級精神具有普遍的指導意義，而本單位的實際又有自己的特殊性，要把普遍性與特殊性有機地統一起來，特別要體現出創造性貫徹落實上級精神的要求。能否做到這一點，關鍵在於把上級精神與本單位實際“結合”起來的功夫怎么樣。“結合”的功夫是硬功夫、深功夫，善不善於“結合”，是衡量秘書素質的重要標誌。
2．符合首長意圖。講話稿必須符合首長意圖，反映首長抓工作的思路，體現首長的思維特點和語言表述習慣。能不能做到這些，是衡量一篇講稿質量的重要標準。如何才能使擬制的講稿較好地符合首長意圖呢?
首先，要把功夫下在平時對首長的工作思路、思維特點、行文習慣、語言特點等方面的研究上。這種研究的好處，有兩個，一是可以熟悉掌握首長抓工作的規律和思維規律，在接受制講話稿的任務後很快進入情況，高效率地成任務；二是可以發揮離首長近的優勢。很好地向首長學習，學習首長的領導藝術、工作方法、工作作風等，儘快地提高自身的素質和能力。
其次，要及時地領會首長意圖。一般情況下，首長在交待擬制講稿任務的同時，也會交待意圖，但也有隻交任務不交待意圖的情況。這時，就要採取匯報提綱或者送審初稿的辦法，聽取首長的意圖。起草者最好能直接聽取首長意圖，防止層層傳達，使首長意圖走樣。
再次，要妥善處理體現首長意圖與發揮主觀能動性的關係。一般來說，首長意圖往往都是指導性的、比較原則的，不可能把所有具體問題都考慮到。所以，我們既要準確地領會、把握和體現首長意圖，又要發揮主觀能動性和創造性，以自己的創造性勞動，完善和拓展首長意圖，使之具體化、條理化，形成符合邏輯和行文規範的、更加有條理的，豐滿、完整的講話稿。
最後，要善於站在首長的位置思考問題。就是說，要進行換位思考。一些同志寫的首長話稿，思想不到位，層次上不去。一個重要的原因就是沒有站到首長的高度來思考和研究問題、制定對策。所以，在擬制首長講話稿時要進行換位思考。只有真正進入情況了，才能寫出符合首長身份、符合首長意圖的講話稿。
3．符合工作實際。首長講話的目的是為了指導工作。 因此，講話稿有沒有針對性、所提的思想觀點、措施要求符不符合實際，工作中能不能行得通，就成了講話稿的生命和關鍵。如何才增強講話稿的針對性、指導性呢？首先要了解工作實際。只有深入開展調查研研，掌握實際情況、才能提出符合工作實際的真知灼見。調查研究．一般有兩種方法．一種是深入基層、深入實際、實地考察．了解情況．通過去粗取精、去偽存真 ， 由此及彼、由表及里的加工製作，從實際個發現問題，找到解決問題的規律和方法。 另一種辦法是在時間和條件不允許深入基層的情況下、要通過查閱資料、請教業務部門、電話尋問、書面調查等方法了解情況。 只有把講話內容所要涉及的實際情況真正掌握了，摸透了，才可以動手擬制講話稿．才能使講話稿有的放矢、言之有物。
4、符合作文、思維的一般規律和語言規範。
第一，要遵循作文的一般規律。講話稿一般應劃分為議論文的範疇。要按照提出問題、分析問題、解決問題的邏輯順序來思考文章的結構和內涵。具體到講話稿，一般都要按照"為什麼開展這項工作、如何開展這項工作、如何才能保證把這項工作、如何開展這項工作、如何才能保證把這項工作搞好"的思路，來形成講話稿的大的結構框架和思路，然後再圍繞大的結構，提出第二層次和第三層次的結構和內容。