位置因素，即公文所涉及的事物、對象和問題所處的空間位置屬性方面的概念，包括國家名、地區名、地名以及機構名稱等方面的主題詞；
時間因素，即公文所涉及的事物、對象和問題存左的時間範圍屬性方面的概念，包括具體年份等方面的主題詞；
公文類型因素，即公文種類方面的概念，如命令、指令、報告等。
十、公文版記如何標識？
公文版記主要內容與標識規範如下：
“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，後標全形冒號；詞目用3號標宋體字；詞目之間空1字。
公文如有抄送機關，在主題詞下1行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，後標全形冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號後的抄送機關對齊；在最後一個抄送機關後標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。
印發機關和印發日期位於抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置；用3號仿體字。印發機關左空1字。印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉拍數字標識。
版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。
版記應置於公文最後一面（封四），版記的最後一個要素置於最後一行。