14.主題詞
主題詞是由對這一公文內容所述及的主題用規範的詞加文種組成，以便日後按公文的主題和文種進行檢索。制訂公文主題詞表，是為準確選用表中的詞目提供方便，防止隨意性。上報的公文，應標註上級機關公文主題詞表中所規定的主題詞。一件公文的主題詞至少用兩個，一般不超過七個。例如，《國務院關於深入開展企業扭虧增盈工作的通知》這一公文，主題詞就有“企業”、“經營”、“效益”、“通知”四個。從這裡也可歸納出，主題詞必須正確無誤地反映出公文的內容特徵和歸屬類別，要有層次性，並且不要與標題混同。
15.抄送機關
抄送機關名稱應寫在“主題詞”後公文尾部的兩條等長平行細實線內。
16.印發機關和時間
印發機關為發文機關的辦公部門；印發時間，一般為印刷時間，放在抄送機關細實線下。
以上的公文格式要素在一份公文中要根據規定，合理安排，以示公文的嚴肅性。隨著辦公自動化的逐步實現，格式要素和編排更為嚴格規範，同時還將新增一些格式構成要素。
四、幾種常用的商務公文
（一）請示
請示是下級向上級請求決斷、指示或批准事項所使用的呈批性公文。
1.請示的特點
針對性。只有本單位許可權範圍內無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用“請示”行文。請示上級給予指示、決斷或答覆、批准。因而"請示"具有很強的針對性。
呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領導對於呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的"批覆"回文。
單一性。請示應一文一事，一般只寫一個受文領導，即使需要同時呈送其他領導，也只能用抄送形式。
時效性。請示是針對本單位當前工作中出現的情況和問題，求得上級單位指示、批准的公文，如能及時發出，就會使問題得以及時解決。
2.請示的分類
根據內容、性質的不同，請示分為以下三種：
（1）請求指示性請示。
（2）請求批准性請示。
（3）請求批轉性請示。
3.請示的結構、內容和寫法
請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內容和寫法如下：
（1）首部。主要包括標題和主送機關兩個項目內容。
標題。請示的標題一般有兩種書寫方式：一種是有發文機關名稱、事由和文種構成。如《***組關於********的請示》；另一種是由事和文種構成，如《關於*******的請示》。
受文領導。每份請示只能寫一個受文領導，不能多頭請示。
（2） 正文。其結構一般由開頭、主體、結語構成。
開頭：主要交代請示的理由。
主題：主要說明請示事項，它是向上級機關提出的具體請求，這部分內容要單一，只宜請求一件事。
結語：另起一段，其習慣用語有“當否，請批示”、“妥否、請批覆”、“以上請示，請予審批”、“以上請示，呈請核准”或“以上請示如無不妥，請批轉各部門予以執行”。
（3）尾部。其主要結構為落款與成文時間兩部分。
4.請示應注意的問題
（1） 一文一事的原則。
（2）材料真實，不要為得到領導批准而虛構情況。
（3）理由充分，請示事項明確。
（4） 語氣平實、懇切，以引起上級的重視。
（二）報告
報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答覆詢問的陳述性上行公文。
“報告”是陳述性文體，寫作時要以真實材料為主要內容，以概括敘述為主要表達方式。
“報告”是行政公文中的上行文種，撰寫“報告”的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領導能及時給予支持，為上級機關處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據。
“下情上達”是制發報告的目的，所以報告的內容要求以擺事實為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的採用議論和說明，表達方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。
1．報告的特點
報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答覆等，它不直接請求上級機關正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區別之一。
報告中一般不提建議或意見。如果確實需要在某一領域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機關批轉到有關部門貫徹執行，報告一經批准，便作為批轉檔案的附屬檔案下發，其權威性依賴或附屬於批轉機關。
報告在內容上不像"請示"那樣有"一文一事"的要求，它可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結構比較複雜。