會議策劃者在選擇會議場地時需要考慮的主要事項有：
地區
a、費用(成本)與便利性
b、是否鄰近機場
c、轎車或計程車是否足夠
d、是否有充足的停車空間
e、如果需要，接送交通工具是否充足，費用情況
環境
a、當地有什麼旅遊景點
b、購物環境
c、休閒活動
d、氣候狀況
e、環境是否良好
f、餐廳數量和質量
g、當地治安
h、社區經濟狀況
j、過去會議舉行情況
k、當地的形象如何
l、當地會議管理部門支持與服務情況
m、會議周邊供應廠商的經驗、設備是否足夠（如視聽器材公司、展覽公司、事務機器公司）
n、安全保障
飯店設施和服務
a大廳是否整潔，吸引人
b報到處是否容易找到
c是否有足夠房間供工作人員使用
d是否有能力處理客人住店和離店的尖峰時段
e接待處的人力是否足夠
f是否有足夠的電梯設備。
g詢問處是否全天候有人值班。
h是否有藥店
j是否有禮品店
k是否有保險箱
l對客人的服務：門童是否友好
m服務員工作效率如何
客房
a家具是否完好
b沖浴設備如何
c光線是否充足
d是否足夠的衣櫥空間與衣架
e煙霧警示器
f火災逃生資料是否清楚
g冰櫃和小酒吧
h走道是否整潔，包括清潔人員是否定時清理通道、菸灰
i是否在每層樓有冰塊和飲料
j電梯服務
k標準房與豪華房標準
l是否有特別樓層提供特殊服務
m豪華套房的數量與形式
n客廳、臥室尺寸和睡床類型
o房間類別，如高樓層或低樓層，面海景或面山景
p每一種類別的房間數
q有多少房間數可以使用，如果需要，對早來晚走的與會者如何處理
r會議房價與一般房價如何
s何時能提供確定的會議房價
t是否需要保證數量與訂金
u進房與退房的時間
v什麼時間取消已預訂的房間
w付款方式
x接受哪幾種信用卡
y萬一取消訂房，退款方式為何
z訂房的程式和方法
會議室
（1）會議室尺寸(面積)。