3.確定會議的長度和注意的問題
會期的長短要依據會議的實際需要來確定。會議的實際需要一般應考慮這樣幾個問題。
(1)會議的各項議程是否能夠完成。
(2)會議的發言是否充分，與會者能否充分表達意見。
(3)會議中是否會有臨時動議提出，如果提出動議，大致需要花多少時間進行討論和表決。
(4)是否需要留出一定的機動時間，以應不測。
會議時間的長短除與會議的實際需要有關外，還與會議的成本和效率密切相關，一般情況下，會議的時間越簡短，成本越低，效率越高。因此，在滿足需要原則的前提下，適當、合理地壓縮會議的時間，是降低會議成本、提高會議效率的有效手段。
4.確定會議地點的考慮因素
自己的辦公地點可能是最自然也是最易於利用的地點，但它不一定最有助於達到會議的目的。理想的會址對絕大多數與會者來說，不僅是旅程最短的，而且也應該沒有噪聲和其他使人分心的因素，同時，最好能夠安排在遠離辦公室的地方，以擺脫日常事務，達到集中注意力於會議的目的。
選擇會議地點應當考慮如下因素。
1)與會者與會場的距離
會議有全國性和地方性之分。一些協會組織每年都會在國內的不同地方主辦會議，因為他們知道有些會員沒有足夠的時間或財力到其他國家參加會議。通過變換會議地點，他們每年都能吸收一些新的與會者，同時也對國內各個地區表現出了一視同仁的立場。
也有一些會議主辦者喜歡每年在同一個城市舉行會議，這樣就可以使與會者能夠相應地安排時間和預算。
2)與會者下榻酒店與會場間的距離
如果選定的會議地點既有會議場所，又有客房，會議承辦者就不必考慮這個問題了，但是如果會議在某個會議中心舉行，這個問題就十分重要。與會者下榻酒店和會場之間交通所需的時間比實際的距離更為重要，這就需要考慮與會者在兩地之間進行往返平均需要多長時間?根據與會者的具體情況和天氣條件，考慮這段路程遠近是否適合?是否有高效的公共運輸工具?還是必須由會議提供往返交通?
3)與會議前後旅行的關係
會議前後的旅行通常不在會議承辦者的考慮範圍之內，因此，很容易在選擇會議地點的時候被忽略，重要的問題在於是否要讓與會者進行旅行。如果考慮這一因素，會議地點就應該臨近主要火車站、機場，會前旅行應該安排得舒適合理。如果大部分與會者都要從外地到會議地點，那么相關的安排就必須在會議策劃中有所體現。這樣最大的優點就是與會者一般不會中途退出，通常會堅持到會議結束。最好把會議地點選擇在可以讓與會者直達，而不用轉機的城市。有時候，中途轉機是不可避免的，在這種情況下，旅程的安排就要取決於與會者的靈活程度和接受額外困難的信心。
4)是否曾在此舉辦過會議
這裡所涉及的是會議承辦者，如果你是外部承辦者，可能再次使用從前為這個或其他主辦者選擇的會議地點。這樣你會對該會議地點十分熟悉，甚至認識其中的一些工作人員。不過，不要對這種優勢寄予過高的希望，因為在許多會議地點，工作人員的流動是很頻繁的。不論內部承辦者還是外部承辦者，都應該清楚會議的主辦者以前是否使用過這個會議地點。如果曾經用過，那么過去的經歷如何?主辦者對其是否滿意?與會者是否就該會議地點有過任何反饋?該會議地點自該主辦者上一次使用後有何變化?