從事過新聞發布會策劃的人都曾有過這樣的擔心：舉辦新聞發布會的那一天，記者們會如約而至嗎？如果他們來了，會不會唇槍舌劍般向新聞發言人質詢呢？
這樣的擔心並非多餘。美國《編輯與出版》雜誌曾刊...
從事過新聞發布會策劃的人都曾有過這樣的擔心：舉辦新聞發布會的那一天，記者們會如約而至嗎？如果他們來了，會不會唇槍舌劍般向新聞發言人質詢呢？
這樣的擔心並非多餘。美國《編輯與出版》雜誌曾刊登過一則卡通漫畫。畫面ⅰ是前總統柯林頓夫婦躺在床上；畫面ⅱ中，柯林頓站在床邊，眼睛瞪得大大的，希拉蕊顯然被突然驚醒了。柯林頓說：“好可怕的一個夢啊！我夢見我舉辦了一次新聞發布會，但一個記者也沒露面！”希拉蕊反唇相譏：“那不是夢，親愛的——那是一個先兆！”
的確，在美國，公司、政府等機構每年都要召開很多新聞發布會，但這對記者而言卻是一件令人心煩、疲倦的事。原因之一是，公司缺乏必要的媒介技巧培訓，電視鏡頭裡的公司總裁、總經理或其他發言人缺乏自信、表現極不自然。因而，為著更好地在目標公眾心目中製造一個良好的“虛擬世界，改變或形成公眾對公司某一方面的看法，很有必要重新審視新聞發布會的策劃技巧問題。
一、什麼時候？
我們知道，如果想要獲得人們持續的信任，那么就不要空喊：“狼來了！”策劃新聞發布會時也不要放空炮。勿要使你的信譽——關乎媒介對公司的態度——承擔風險。
不要讓媒介感到參加本來可以由其他形式代替的新聞發布會是浪費時間。愛德曼國際公關公司（eldermanprworldwide）
執行副總裁兼總經理嘉斯夫(josephb.mcnamara)認為，是否召開新聞發布會應取決於她是否值得召集各地記者跋涉而來。記者得到的不應該只是趣味性的故事，還應該包括信息。
適於召開新聞發布會的時機包括：公司及產品（服務）已成為某一公眾關注問題的一部分、公司或其他成員已成為眾矢之的、新產品上市、開始聘用某大腕明星作自己的廣告模特（記者有時對廣告不感興趣而是覺得廣告模特值得關注）、公司人員重大調整、擴大生產規模、取得最新紀錄的銷售業績等等。
不過，上述所謂的“合適時機”也可能成為“不合適時機”。事實上，很多的新聞發布會搞得很是枯燥或瑣碎、令人厭煩。
因而，當公司考察是否舉辦新聞發布會時，首先應對照下列問題項目檢查一下：
1、一則新聞通稿或聲像資料帶——附帶事件簡介、背景材料——是否完全可以提供給記者所需的、媒介客群喜歡的故事？
2、讓記者們親眼看到或試用某一新產品時，是否可以給一則新聞通稿增加些什麼？
3、公司高層管理者或董事會成員公開露面是否能為公司獲得或提高凝聚力或可信度？
4、能否提供給記者在別處得不到的新聞？