會議的成敗，場地的選擇相當重要，應如何選擇適當的會議場地，以下6個基本步驟都需考慮進去：
1．確定會議目的。
2．確定會議形態。
3．決定實質上的需求。
4．考慮與會者的期望。
5．選擇何種會議地點與設備。
6．評估選擇的正確性。
針對這6個步驟，茲將有關內容說明如下。
確定會議目的
大部分會議的目的是教育、學術交流、商業討論、專業提高或社交聯誼等多重目的；少數活動是單一目的。例如一般社團年會多半集合教育、學術交流、商業及休閒活動。而一般企業界會議的特色是激勵性的研討會結合休閒活動，如高爾夫球賽等。每一種會議有其特定理由、目的與期望，因此在考慮場地前要先了解清楚。
選擇會議場地的工作清單(checklist)
先列好工作清單，知道你在選擇場地時需要注意哪些事項，如此更能幫助你正確選擇適當的開會場地。
地區
1．費用(成本)與便利性。
2．是否鄰近機場。
3．轎車或計程車是否足夠。
4．充足的停車空間。
5．如果需要，接送交通工具是否充足，費用情況。
環境
1．當地有何觀光點。
2．購物。
3．休閒活動。
4．天候狀況。
5．環境是否良好。
6．餐廳。
7．當地治安是否良好。
8．社區經濟狀況。
9．當地給予外界的評價、過去會議舉行情況。
10．當地會議局或觀光旅遊局支持與服務情況。
11．會議周邊供應廠商的經驗、設備是否足夠，如視聽器材公司、展覽公司、事務機器公司與安全方面。
設備
1．警衛人員與服務人員是否友好、做事效率如何。
2．大廳(lobby)是否整潔，吸引人。
3．報到處是否容易找到：
(1)是否有足夠房間供工作人員使用。
(2)是否足以處理check-in/check-out的尖峰時段。
(3)接待處的人力是否足夠。
4．當人數眾多時是否有足夠的電梯設備。
5．詢問處是否全天候有人值班。
6．立即回復有關電話詢問，儘速轉送留言。
7．對客人的服務：
(1)藥局。
(2)禮品店。
(3)櫃檯服務。
(4)保險箱。
8．舒適、整潔的飯店住房：
(1)家具是否完好。
(2)現代化沖浴設備。
(3)充足光線。
(4)足夠的衣櫥空間與衣架。