3、聯繫接待單位：行政員工根據接待申請要求，在客戶到達前應作好相關的接待安排，及時與客戶聯繫了解具體的到訪人數、是否需用車、訂房或其它要求，並及時落實。
4、安排接待人員：公司根據工作的需要安排接待人員，肩負接待任務的人員必須嚴格按照標準落實整個接待過程。一般情況下，來訪人員沒有離開前，接待人員不宜隨意更改。
5、機場（車站）接車：接待人員在接到接待任務後，必須確認來訪人員的班機（班車）何時到達，到達地點，航班號（車次），來訪人員的姓名、特徵。用車，先落實公司有無車輛之後進行，如無法安排車輛的應通知客戶並告之坐車方式，特別是飛機的，可通知其坐高速快運到鴻運車站或打的到車站後坐高速到機場。接到來訪人後，接待人員幫忙提行李上車，根據班次的時間或者來訪人員的需要安排住宿、餐飲的先後次序。
6、住宿安排：到達住宿地點後，接待人員要主動幫來訪人員提行李上房間，簡單講解房間內設施的使用方法，留下自己的聯繫電話。根據來訪人員是長途或者短途，安排來訪人員休息或者直接到行銷中心。並提前與內務部聯繫行銷中心的接待安排。
7、行銷中心參觀：行銷中心的接待主要是展廳參觀的接待，一般不安排辦公室參觀。接待人員陪同來訪人員到達展廳後，展廳助銷須主動上前，使用禮貌用語，安排來訪者就座，送上茶水。主要的介紹工作由接待人員進行，展廳助銷配合。（如帶領、提上相關資料、營造氣氛等）介紹工作主要突出的重點在於：樣板、鋪貼效果、展廳的布局、新產品的講解、家具和音效的配合、工作人員的主要負責工作範圍、企業文化、企業的前景等等方面。詳細的講解，是各地經銷商能否很好地複製行銷中心的關鍵。在沒有引見公司領導之前，接待人員在展廳可以提前和來訪人員探討商談合作的意見以及來訪的主要目的。
8、領導接見：接待人員在帶領來訪人員見領導之前，必須和公司領導溝通好，確認接見時間、地點，然後帶領來訪人員與領導見面。見面時，接待人員先做介紹雙方的工作，然後粗略地講解來訪者的主要商談事項。（特別注意：介紹公司領導時，應有意無意地對領導做抬高身份的讚揚，增加商談的優勢。）
9、餐飲安排：行政辦可知會相關部門後進行，一般的接待要求業務員工或某場部員工一起進行，做一下標準後可由他們安排接待人員應陪同來訪人員就餐，並且按照來客的習慣安排酒水，就餐過程中，接待人員可以適當地帶動氣氛，促進雙方的感情交流。（注意事項：接待人員本人不要喝酒過度，結帳不要當來客面，出外結帳）
10、提出、收集合作事項：經過以上的接待步驟，雙方的感情交流有了基礎，接待人員可安排雙方轉入到商務談判的階段。根據公司開展工作的實際情況和部門相關的標準，提出合作事項的內容，諮詢來訪人員提出的合作事項內容並且做好筆錄。
11、處理、確定合作事項：本著雙贏的原則，接待人員在公司和來訪人員之間根據合作事項的內容收集雙方的意見，進行處理以至最後確定的工作，經雙方確定後用文案交與雙方。