公文標題常見病例分析
張華松
牐牴文標題是公文內容的攝要，在發揮公文效能上起著舉足輕重的作用。但受諸多因素的影響，公文標題時常出現一些毛病，筆者歸納為以下八個方面，並作粗淺分析。
一、要素不全。完整的、規範的公文標題，一般應具備“三要素”，即發文機關名稱、事由、文種，以標明由誰發文、為什麼發文和用什文種發文。xx年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》作出明確規定：“公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容（事由）並標明公文種類（文種），一般應當標明發文機關”。當然，特殊情況下，也可省略標題中的一至二個要素，但不可隨意省略，要相對規範（至於標題三要素如何省略，省略時應注意些什麼，參閱本人撰寫的《試論公文標題“三要素”的省略》一文），否則，將毛病百出。常見的病例有三種：一是隨意省略事由。如《××縣人民政府決定》，由於省略事由，受文者看不出標題所反映的主要內容、事項和基本觀點，不利於學習、貫徹、領會、落實檔案精神。除一些非重要的、極其簡短的通知、通告和特殊機關發出的特定公文外（如中華人民共和國國務院、法務部門發出的國務院“公告”、“主席令”、“布告”等），一般情況下不得省略事由。二是隨意省略發文機關。如：一份沒有版頭的檔案標題《關於加強農村黨支部建設的報告》，待上級看完檔案後，才從落款處知道檔案是哪個機關發出的，既不莊重，也不嚴肅，更不利於公文運轉和辦理。具有重大決策和事項的下行文不得省略發文機關；沒有版頭的下行文、上行文均不得省略發文機關，但有版頭（發文機關標識）的，也可不標明發文機關（見《安徽省行政機關公文處理實施細則》第三章第十一條第六款之規定：“為避免公文標題累贅，有發文機關標識的，也可不標明發文機關”）。三是隨意省略文種。使受文者不得要領，失去公文的嚴肅性。如《××鄉人民政府關於召開春耕生產會議的有關事宜》。
二、亂用文種。主要表現在三個方面：一是混用文種。如《全國人大常委會黨組關於縣鄉換屆選舉問題的請示報告》（見1990年2月2日《安徽日報》），這裡把“請示”、“報告”兩個不同的文種混淆在一起使用，不論是已經廢止的分別於1987年2月28日公布的和1994年1月1日起執行的《國家行政機關公文處理辦法》，還是自xx年1月1日起新施行的。《國家行政機關公文處理辦法》都沒有“請示報告”這一文種，明顯不妥。從該“請示報告”的內容看，應使用批轉式“報告”這一文種。報告，一般分為兩種：一種是“向上級機關匯報工作、反映情況、答覆上級機關的詢問”（見xx年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》）所使用的“匯報式報告”，這類報告，只要把情況匯報、反映清楚即可，目的是讓上級和領導了解發展情況，掌握工作進度，做到心中有數，不需要回復；另一種是提出建議、要求“批准轉發”的“批轉式報告”，這類報告，多是立足本部門的職能，主動向上級提出一些具有全局性、建設性的意見、建議，本部門又無職權直接行文，只有報告上級，經研究、同意、批轉方可實施。第二種報告（批轉式報告），今後應改用“請示”文種，這是xx年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》中的新規定：“向上級機關請求指示、批准”用請示。二是錯用文種。有的該用“請示”的，卻用了“報告”，而該用“報告”的反而用的是“請示”；有的該用“函”的卻用“通知”；有的把沒列為文種的公文種類作為文種使用，如“條例”、“規定”、“辦法”、“總結”、“計畫”等，以上這些，都不可作為文種使用，不可直接行文（xx年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》所確定的公文文種共有13類14種，即：命名、令，決定，公告，通告，通知，通報，議案，報告，請示，批覆，意見，函，會議紀要。除此之外，均不可直接行文），但可作為“印發”、“頒發”式“通知”的“附屬檔案”行文。三是生造文種。如《關於調整工資的補充說明》、《關於機構改革中有關問題的解釋》等，這裡的“補充說明”、“解釋”均不應作為文種使用，以上兩個標題可修定為《××（發文機關）關於印發調整工資補充說明的通知》、《××（發文機關）關於印發機構改革中有關問題解釋的通知》。還有的把“安排”、“要點”、“細則”這些既不是公文文種又不是套用文體種類的東西常常作為公文文種直接行文，是錯誤的。
三、隸屬不清。不該用“批轉”的，用了“批轉”；該用“批轉”的卻用了“印發”、“轉發”，分不清三者之間的隸屬關係和詞性。如《××縣政府辦公室關於批轉××市長在××會議上講話的通知》，這裡的“批轉”使用不當，應該使用“印發”或“轉發”。因為“批轉”具有“批准轉發”之意，是上級對下級報告的認同並轉發下去貫徹落實的。下級對上級機關的檔案和上級領導同志的講話、批示等不可使用“批轉”，否則將混淆了上下級的隸屬關係。