一:禮貌送客過程
如客人提出告辭時，秘書人員要等客人起身後再站起來相送，切忌沒等客人起身，自己先於客人起立相送，這是很不禮貌的。若客人提出告辭，秘書人員仍端坐辦公桌前，嘴裡說再見，而手中卻還忙著自己的事，甚至連眼神也沒有轉到客人身上，更是不禮貌的行為。“出迎三步，身送七步”是迎送賓客最基本的禮儀。因此，每次見面結束，都要以將再次見面的心情來恭送對方回去。通常當客人起身告辭時，秘書人員應馬上站起來，主動為客人取下衣帽，幫他穿上，與客人握手告別，同時選擇最合適的言詞送別，如希望下次再來等禮貌用語。尤其對初次來訪的客人更應熱情、周到、細緻。
當客人帶有較多或較重的物品，送客時應幫客人代提重物。與客人在門口、電梯口或汽車旁告別時，要與客人握手，目送客人上車或離開，要以恭敬真誠的態度，笑容可掬地送客，不要急於返回，應鞠躬揮手致意，待客人移出視線後，才可結束告別儀式。
二:交談禮儀
交談態勢語、稱呼、正式場合、非正式場合、稱呼中三忌、電話禮儀談話內容、常用的禮貌用語、用詞用語要文雅、言詞的溝通技巧（講話推銷等）、交談中的藝術。
1、交談態勢語
（1）姿態–站、坐姿優雅，手勢語清晰
（2）表情–目光專注、注意聆聽、產生共鳴
（3）距離–美國愛德華提出四種人際交往距離（私人空間）
- 1．親密距離 <50cm父母、夫妻、情侶
- 2．個人距離 50~120cm 熟人
- 3．社交距離 120~360cm 聯繫不多的商務、公務
- 4．公眾距離 360cm以上 演講、難於溝通者
2、正式場合
a．姓+職稱/職務等-徐教授、郭廠長，愛德華公爵。
b．姓名- 彭華、吳蘭、大衛麥肯錫。
c．泛尊稱-同志、先生、女士、小姐。
d．職業稱+泛尊稱-司機同志、秘書小姐、議員先生。
3、稱呼中三忌
一忌：無稱呼語，如說：”那個穿紅大衣的過來！”，”那個背包的別走！”；
二忌：用”嗨！”、”喂！”等字稱呼人，如：”嗨！靠邊點！”、”喂！幫我個忙。”
三忌：不用尊稱叫人，如把老大爺叫”老頭！”、把某某叫”禿頭！”等。
只有在稱呼上尊重對方，才能繼續良好的交往。
4、談話內容
主題明確，圍繞中心，觀點鮮明。
語句簡練、不重複、不羅嗦。
言之有據，有理、求實求是。
語言生動，有趣味。
需要時留有餘地。
涉外談話注意：
- 不談論隱私問題
- 不談論荒誕離奇、黃色淫穢、疾病、死亡等不愉快事情
- 不談論雙方國家內政和民族、宗教問題
- 不背面議論上司、長輩、同事，迴避對方不願觸及的問題
- 用共同聽懂的語言，講大家參與的內容
- 可談論中性的話題（天氣、藝術、體育）
5、常用的禮貌用語
1）問候語：用於見面時的問候。如”您好！”、”早上好！”
2）告別語：用於分別時的告辭或送別。如”再見。”、”晚安。”
3）答謝語：答謝語套用的範圍很廣，有些表示向對方的感謝，如”非常感謝！”、”勞您費心！”。有些表示向對方的應答，如”不必客氣。”、”這使我應該做的。”
4）請託語：請託語常用在向他人請求。如”請問？”、”拜託您幫我個忙。”
5）道歉語：做了不當的或不對的事，應該立即向對方道歉。如說”對不起，實在抱歉。”
6）徵詢語：當要為他人服務時常用徵詢語。如”需要我幫忙嗎？”、”我能為您做些什麼嗎？”
7）慰問語：表示對他人的關切。如他人勞累後，可說”您辛苦了！”、”望您早日康復！”
8）祝賀語：當他人取得成果或有喜事，如”恭喜！”、”祝您節日愉快！”
9）禮讚語：對人或事表示稱頌、讚美。如太好了，美極了，講得真對
6、用詞用語要文雅
在人們交流中，言談用詞要文雅，杜絕蔑視語、煩燥語、鬥氣語。有些話，意思差不多，說法不同就給人不一樣的感覺。
比如，請對方讓開一點兒，可以用”勞駕借光”、”先生，請讓一下”、”躲開”、”靠邊兒”等同一關係的概念來表達。其中第二句最體現修養。
有些話，用詞文雅些，既能討人喜歡也動聽多了。
- “你找誰？”就不如”您找哪一位？”好；
- “來不了”就不如”真對不起，我確實不能來”誠懇；
- “不行就算了！”就不如”如果覺得有困難的話，那就不麻煩您了。”妥帖。
- “幹不了”–不如- – - -
- “有事嗎？”–不如- – - -
7、言詞的溝通技巧（講話推銷等）
（1）聲音大小：全場聽得見，聲音有強弱變化。
（2）講話速度：快慢適中，約100-120字/分鐘，重要地方放慢。