對做好秘書工作的認識

在競爭激烈的社會中,如何做好秘書工作,對於涉世未深的我來說,只能通過兩年的辦公室經驗和閱讀的有關書籍以及對領導工作經驗的學習,做出簡單的歸納,旨在表明自身的認識,以求進步。

一、能力是基礎:

秘書工作是一個施展綜合才能的舞台。我們寒窗苦讀來的知識,我們的應變能力,我們的決斷力,我們的適應力以及我們的協調能力將在這樣的一個舞台上得以展示,所以,我認為綜合能力的具備是做好秘書工作的基礎。

1、作為辦公室文秘人員,必須具備“專與廣”的知識。

秘書工作沒有盲區,只要領導工作有可能涉及的領域, 秘書就不能說“不”。比如,作為一名分管工業經濟的政府領導的秘書,首先要具備作為秘書的一些基本素質,如語言文字表達能力、文電處理能力、會務接待能力等。其次要熟悉工業經濟、市場經濟以及從國家到地方的相關政策法規、本地區經濟運行狀況等方面的知識。不能說出話來、寫出文稿來處處是“雷區”、句句是“外行話”。再次要對除此以外的政治、歷史等其他領導工作可能涉及的領域有所了解。因此,秘書必須是多面手,不僅要對其他相關方面的知識有所了解,而且要做到廣。只專不廣或只廣不專都難以勝任秘書工作。

2、具備良好的人際關係和協調能力

秘書每天都要和上司、同事、來賓、部門等接觸和打交道,因此必須樂業敬群,以優雅的舉止談吐和高素質的涵養創造良好的人際關係,從這個意義上說,秘書應當是一位出色的公關人員。

特別是和領導的相處中,更應該處理好自己和領導的關係。理順與領導的關係,尊重而不奉承吹捧,主動而不越位脫軌,服從而不盲從附和。秘書工作是上情下達、下情上報的樞紐,有調度、協調、綜合加工的作用。同時由於秘書往往跟領導走得很近,不僅在許多方面直接參與領導決策,而且還掌握著包括領導個人隱私的一些鮮為人知的秘密。所以,秘書在公共場合活動時要注意內外有別、把握分寸,對什麼該說什麼不該說,必須心中有數,不能為了譁眾取寵、一時興趣而口無遮攔。否則,不僅會泄露一些工作秘密,而且還可能損害領導者的形象,於工作、於己都不利。有人說秘書是領導的一面鏡子,不可避免要打上領導的烙印。在旁觀者眼裡,秘書的言行舉止折映出領導的為人風格。因此,秘書謹言慎行,時刻牢記自己的一言一行不是個人行為,若行事只顧打自己的小算盤或藉機謀利,就會不僅害了自己,誤了工作,幫了倒忙,也敗壞了領導的名聲,甚至會帶來嚴重後果。組織安排我們為領導服務,是信任,也是考驗。因此,要經得住考驗,純淨自己的心靈,端正自己的人生觀。

另外,綜合協調職能是秘書工作的重要內容,要注重協調的方式與方法。根據對上,對下,對內,對外的不同對象,把握好協調藝術,以提高協調的實效。要及時化解,疏導工作中的矛盾,形成工作合力。要講政治,顧大局,多溝通,常聯繫,勤思考,把堅持原則的堅定性與策略方法的靈活性統一起來,在協調中實現服務質量的進一步提高。

3、要能未雨綢繆,具有開拓創新精神,能創造性的開展工作

“成功垂青於有準備的人”。秘書工作的從屬性決定了它的被動性,但被動性不等於被動應付。作為秘書,一方面要努力樹立參謀助手意識,想領導之所想,謀領導之所謀,切實增強工作的主動性,即未雨綢繆;另外,要自覺圍繞領導意圖,站在全局的高度思考問題,找準上級精神與本單位工作的結合點和切入點,換位超前思考,不斷提高自己的認識水平,政策水平和工作能力,做到前與後的協調統一,就是對與領導有關的工作要超前考慮、提前完成,留有一定的提前量。

一個秘書要有清醒的政治頭腦,在重大原則和大是大非面前不能糊塗,不能人云亦云,更不能見風使舵,左右搖擺,隨隨便便發表議論。做秘書要打牢基礎,端正根本,“本立而道生。”要通過黨性鍛鍊,來加強自身修養,堅定政治信念,牢固樹立起正確的世界觀,人生觀,價值觀,在關鍵時刻能審時度勢,看清方向,把握住自己,這是做秘書必備的首要素質。

二、態度是保障

在工作中,不管做任何事,我們都應該將心態回歸到零,把自己放空,抱著學習的態度,將每一次工作都視為新的開始,一段新的體驗,一扇成功的機會之門。如果視工作如雞肋,食之無味,棄之可惜,做得心不甘情不願,於公於私都沒有裨益。所以我們對待工作的良好態度就是我們能夠好好工作的保障。工作態度是衡量一個工作人員是否敬業的重要標準,假如一個工作人員連基本的工作態度——熱愛本職工作、積極主動、有責任心、幹事不拖拉都沒有的話,他又如何能對本職工作盡職盡責呢?