(1)標題
標題的寫法最常見的是完全式的標題，即由發文機關、事由和文種構成。在事由中一般將下級機關及請示的事由和問題寫進去;
還有一種完全式的標題是發文機關+表態詞+請示事項+文種，這種較為簡明、全面和常用。
也有的批覆只寫事和文種。
(2)主送機關
主送機關一般只有一個,是報送請示的下級機關.其位置同一般行政公文,寫於標題之下,正文之前,左起頂格.批覆不能越級行文,當所請示的機關不能答覆下級機關的問題而需要向更上一級機關轉報"請示"時,更上一級機關所作批覆的主機關不應是原請示機關,而是"轉報機關".如果批覆的內容同時涉及其它的機關和單位,則要採用抄送的形式送達.
(3)正文
正文包括批覆引語、批覆意見和批覆要求三部分。
批覆引語要點出批覆對象，一般稱收到某文，或某文收悉。要寫明是對於何時、何號、關於何事的請示的答覆，時間和文號可省略。
批覆要求(其實可以單獨算做結尾)，是從上級機關的角度提出的一些補充性意見，或是表明希望、提出號召。如果同意，可寫要求;不同意，亦可提供其他解決辦法。
(4)落款
這部分寫在批覆正文右下方,署成文日期並加蓋公章,成文日期用阿拉伯數字(2017新規)。
批覆既是上級機關指示性、政策性較強的公文，又是對下級單位請求指示、批准的答覆性公文，因此，撰寫批覆要慎重及時，根據現行政策法令及辦事準則，及時給予答覆。撰寫時，不管同意與否，批覆意見必須十分清楚明白，態度明朗。不能含糊其辭，模稜兩可，以免下級無所適從。
同時批覆必須有針對性的一文一批覆，請示要求解決什麼問題，批覆就答覆什麼問題。
需要指出的是，在全面推進依法行政的今天，“批覆”這種帶有較為明顯的計畫經濟“人治”色彩的公文種類，各級行政機關應當慎用。從既有的批覆定義和使用實際看，批覆是“答覆下級機關請示事項”時使用的文種。依法行政講究職權法定，每個行政機關都有自己獨立的法定職責，需要經過“請示”而為的事項越來越少，上級行政機關面對請示，要看是否有必要“批覆”。對於應當由下級機關“依法獨立行使職權”並獨立承擔責任的事項，雖有請示也不應批覆(即使需要指導也應採用其他方式)。這一是便於明晰職權，分清責任，推進依法行政的需要，二是避免文牘主義，提高行政效率的需要，三是便於管理相對人尋求救濟需要。