批覆是一種下行文，是上級機關答覆下級機關某一請示時使用的公文。批覆一般是專門就某一事、某一問題的答覆，內容都比較單一，而且是先有來自下級的請示，才有上級的批覆。
一般來說，批覆的核心內容是就請示的內容、問題表示上級機關態度，是同意還是反對，有不同意見等，都要在批覆中直接申明。
批覆的結構包括標題、主送單位、正文、結尾、發文機關幾部分。
(1) 標題
標題包括批覆機關、批覆事項和批覆文種三個部分。如《宏大公司對〈燕奇國際文化交流公司舉辦"燕奇杯"書法大賽的請示〉的批覆》。也可只寫批覆事項及文種兩部分，如《關於建立東風電機廠工會委員會的批覆》。
(2) 主送單位
即來文請示的單位。其位置在標題之下，正文之上。批覆是有針對性的，所以不可缺少主送單位。
(3) 正文
分為開頭、內容和結語三部分。
開頭一般註明批覆的依據，用以說明是針對哪個請示所作的批覆，要求寫得嚴謹、明確。如"《燕奇國際文化交流公司關於舉辦'燕奇杯'書法大賽的請示》(燕奇字[1994]14號)收悉"，然後，一般寫如"經董事會研究，現批覆如下"、"經研究，批覆如下"等。注意不可簡單寫成"×年×月×日來文收悉"，許多來文，究竟是哪份，很不清楚。
請示的內容決定批覆的寫法。下級機關只就某個具體事項請示，批覆的內容亦簡單明了，可直接表態，同意的就寫肯定意見，不可意的要提出有根據的、有針對性的緣由。有的批覆具有一定的普遍性，則需上級機關較為詳細地寫明批覆態度，充分闡明理由。還有些批覆可在同意的前提下，原則性地提出希望。如"希望在弘揚民族文化、促進民族文化與國際文化交流方面，在發揚我公司的企業文化傳統方面，作出努力"。
結語使用的語言要簡短，語氣要堅決，態度要鮮明。
對請示的批覆一般分三種意見：完全同意，不完全同意、完全不同意。意見不同寫法也不同。
完全同意的批覆可以不寫同意的理由，只明確表態。如："你部銀水字[1994]4號請示收悉，經董事會研究，同意銀水湖旅遊度假村提前開工(日期為1994年6月6日)。"
下級單位的請示，受政策和具體情況限制有時不能得到完全同意的批覆。在寫此類不完全同意批覆時先說明同意部分，再講清不同意部分及其原因。如："你部公關字[1994]12號請示收悉，經研究同意購制'486'電腦一台，但囿於經費所限，暫不同意購制輕型印刷設備。"
完全不同意的批覆，一定要講明不同意的理由和根據。因為對下級的請示有完全不同的理解，所以要在周密的思考和研究後，清楚、肯定、有針對性地答覆下級請示，不能使用有歧義的詞語。也可在發文之前，先向下級單位講明理由和依據。
(4)批覆的結尾多用"此復"、"特此批覆"等習慣用語。
(5)發文機關、發文日期也是不可遺漏和忽視的部分，並且要書寫完整。