外事文書是國與國之間，外交代表機構和有關部門進行對外交涉和禮儀往來的書信形式。它必須完全體現國家當前的對外方針政策和有關法規。即使是禮節性函件，假如格式、行文或內容不合常規，也可能引起收件方的誤解和不愉快，甚至影響到國家關係。因此，在外事文書的草擬和傳送方面要求很嚴格，要做到文字嚴謹、準確，客套用語和格式合乎慣例。同時，收發文要及時，尤其是外交上的文書往來，收下回復或不予置理以至拒收退回，均反映一種政治態度，不能有半點馬虎。
幾種外事文書
1.照會
照會指國家之間用於外交方面有關事宜的通知，有關問題的交涉，外交禮儀的表示以及對某一問題的正式表態等方面的外交往來文書。按其重要程度分有正式照會和普通照會兩種。
正式照會由國家元首、政府首腦、外交部長、大使、代辦、臨時代辦等人簽名發出，並用第一人稱寫成，一般不蓋機關印章。普通照會由外交機關（外交部）或外交代表機關發出，行文用第三人稱，如蓋機關印章，一般不簽字。但有的國家要求加蓋印章後再由使節或授權的外交官簽名。正式照會和普通照會的區別主要在於它們使用範圍不同。
正式照會用於：一是重大事情的通知。如國家領導人的變更，大使、領事的更換，對某國承認、斷交、復交等事項的正式通知。二是重要問題的交涉。如建議締結或修改條約，建議召開雙邊、多邊國際會議，互設領事館，委託代管本國財產，國家元首、政府首腦的訪問以及其他有關政治、軍事、經濟等重要問題的交涉。三是隆重的禮儀表示。如表示慶賀、弔唁等等。四是為了表示對某一件事的非凡重視，也有使用正式照會的。
普通照會用於進行一般性交涉、行政性通知、辦理日常事務和交際往來。由於外事文書日趨簡化，普通照會的使用範圍也越來越廣，政府之間關於重要問題的來往，現在也多使用普通照會。
普通照會以同樣內容普遍分發給當地各外交代表機關的，亦稱通告照會。例如，外交部用以向外交團傳送各種事務性通知、規定、條例等照會，以及各外交代表機關用以通知大使、臨時代辦離任、返任，外交官到離任、休假日等。這類通告照會可油印，受文機關可寫“各國駐××國外交代表機關”。
2.對外函件
對外函件（包括外交函件），指國家領導人、外交人員以及政府各部門各機構寫給外國相應人員與機構的書信。根據內容情況，凡涉及重要內容的，為正式函件；凡屬事務性和禮節性的內容，並由有關人員簽署的國家領導人和外交代表之間的親筆簽名信應屬外交函件。
3.備忘錄
備忘錄是一國與別國外交代表機關之間使用的代表本國政府對某一事件或問題進行外交交涉時，說明有關事實、立場和法律的觀點，或者辯駁對方觀點，或者重申某些外交會談內容等的一種外交文書。備忘錄可面交或送交對方，無客套語、致敬語，開頭就敘述事實。在會談或交涉中為了對方便於記錄談話的內容避免誤解，可預先寫成備忘錄面交對方，也可在談話後將要點用備忘錄送交對方。為了敘述事實或陳述、補充自己的觀點、意見或駁復對方的觀點、意見，假如用照會過於鄭重時，可使用備忘錄。有時為了提醒某一件事，作為一種客氣的催詢，也可送交備忘錄。