備忘錄也可以作為正式照會或普通照會的附屬檔案。
面交的備忘錄，不編號、不寫抬頭、不蓋章；送交的則要編號、寫抬頭、要蓋章。有的標上“備忘錄”三字。
4.外事電報
外事電報指各級國家部門、機構及人員同外國相應機構及人員進行外事往來，為祝賀、慰問、弔唁及備種事務性聯繫而制發的一種簡要文書。抬頭應寫清受電人國名、地名、職銜、姓名，落款要寫明發電人職銜、全名或機構名稱和發報地點。
外事文書的文體要求
使用外事文書首先要注重格式，不要用錯。如外長和外交代表使用正式照會，不要用普通照會的格式，非外交代表機構使用對外函件，不要用照會格式等等。
人稱要與文書格式相適應。正式照會、外交函件、電報均是以簽署人的口氣用第一人稱寫成。普通照會一般以單位名義用第三人稱寫成，稱對方也用第三人稱，一般不用“貴方”或“貴館”等措詞，而是重提受照機關的名稱。以機構名義書寫的對外函件也用第三人稱。
簽署者與受文者要相適應，即人對人、單位對單位。如：正式照會是人對人，普通照會是單位對單位。在個人對個人的外交文書中講究身份對等，如總理對總理，外長對外長。但也有非凡情況，如大使作為國家的全權代表可對外長、總理、元首，而代辦一般只對外長。其他的對外函件可根據實際情況書寫。
客套用語要與格式相適應。如普通照會開頭的“×××向×××致意”這一客套用語不能用作個人函件中的開頭語，非對外機關發的對外文書也不用這一套語，照會結尾的致敬語使用時要注重與對方的身份、關係和場合相適應。如，致代辦處的文書一般用“順致敬意”或“順致崇高的敬意”；給外交部和大使館的文書則一般用“順致最崇高的敬意”。事務性的文書，也用“順致崇高的敬意”。致敬語不能自成一頁，應緊跟正文後面另起一段。
稱呼方面，文書抬頭即受文人的職銜、姓名等要全稱，文中第一次出現職銜、姓名也要全稱。第二次出現則可用簡稱。
文書信封和文中的抬頭的國名等均用全稱。文中第一次出現時用全稱，以後可用簡稱。有些國家由於發生政變或其他原因，國名可能改變，須隨時變更。
對外文書一般以本國文字為正本，但為了使收件人能夠確切理解檔案的實質內容，往往附有收件國文字或通用的第三國文字的譯文。本國向外國常駐代表機關傳送事務性函件，也可僅用本國文字，不附譯文。較為重要的文書則附以譯文為好（有的國家譯文本上注有“非正式譯文”字樣）。各國套語用法以及行文格式與中文不同，翻譯時要注重，應符合各種文字的用法。一般函電也可用接受國文字或通用文字書寫。
我國對外文書格式範例
正式照會：
××國總統×××閣下
閣下：
×××××××××。
順致最崇高的敬意。
中華人民共和國主席（簽字）
一九九×年×月×日於××
普通照會例一：通知協定生效
（××）部×字第××號
××國駐華大使館：
中華人民共和國外交部向××國駐華大使館致意，並謹通知如下：
中華人民共和國政府對於一九××年×月×日在北京簽訂的中、×兩國政府×××合作協定已履行了法律手續。鑒於××政府已於一九××年×月×日通知中國駐××國大使館，××國政府批准了該協定，根據協定第×條的規定，該協定將自本照會發出之日起正式生效。