(2)晚會協調及進展期
本階段主要完成節目篩選及排練、中期宣傳、確定音響設備、購買物品
1) 節目篩選及排練：由節目組負責，總導演監督。
2) 中期宣傳：由宣傳組負責。該階段讓各系學生會出本次晚會的海報。
3) 物品購買：由採購組負責。物品需要情況徵求各組組長。
4) 邀請嘉賓：由外聯組負責。確定邀請嘉賓，經主席團同意後方可發請柬。
(3)晚會倒計時期
本階段主要確定晚會的全過程（節目單的確定、末期宣傳、核實邀請嘉賓）
1) 晚會全過程確定：由節目組負責，總負責和總導演監督。節目組確定節目單後交於宣傳組列印，並加緊排列節目。（兄弟院校的節目也由節目組審核）
2) 末期宣傳：宣傳組負責。節目單的設計和發放，網路宣傳。
3) 核實邀請嘉賓：由外聯組負責。
2、晚會當日流程：由總導演和節目組負責 （節目附表）
3、晚會後期工作：
(1)清掃會場（由清場組負責）
(2)送嘉賓（由外聯組負責）
(3)書面總結（全體工作人員）
四、宣傳：
1、12月20曰在各宿舍樓張貼欄上張貼pop海報，23曰再次於主要教學樓一樓張貼處張貼海報，需要海報約15張，組織人員在學院派發宣傳單。由宣傳部負責海報的製作。
2、12月20曰前後，在學院一食堂、二食堂懸掛橫幅，如“xxx（贊助者）預祝外語外貿職業學院聖誕之夜圓滿成功”云云。
備註：活動宣傳方式
1、提前2到3天在校內各主幹道路發放傳單（彩噴宣傳紙），正面為此次活動的宣傳，背面為贊助商簡介等。
2、與我院廣播站聯繫，提前一周開始廣播宣傳此次聖誕晚會。
3、由我院各系出海報張貼於各系實驗樓，宣傳此次聖誕晚會，並寫明商家名稱。
4、由團聯宣傳部出宣傳海報，張貼於校宣傳欄，並寫明商家名稱。
5、晚會由商家冠名，並在晚會中介紹贊助商。
6、在晚會現場發放贊助公司的傳單或者小禮品。
五、會場布置：
1、入口：放聖誕樹
2、玻璃：白色的噴雪，寫為merry christmas,其他顏色的噴雪，畫成各種圖案
3、牆壁：張貼一張雪白大紙，上面繪上松樹等裝飾，請到場者寫上在聖誕節最想說的一句話，活動結束後，可作為協會活動的紀念物，可懸掛氣球、彩帶等具有節曰喜慶色彩的物品
4、空中：放20個氫氣球，線上上掛上有一定重量且賞心悅目的小物件，讓其懸空在距地面1.6米處
六、資金預算：（附表）
宣 傳：海報：3元/張 15張=45元
橫 幅：40元/條 2條=80元
宣 傳 單：0.2元/張 100張=200元
會場布置：聖誕歌曲的cd：20元/張 1張=20元