5.宴會前集會
待一切設備、擺設的事前檢查完成後，緊接著應在賓客達到之前集合員工召開宴會前會議，告知該宴會的注意事項。許多宴會服務工作大量採用鐘點工及臨時工來源不一，層次參差不及，不似已受過嚴格訓練的飯店正式員工。為同意服務作業，需要事先就宴會服務工作充分協調，並且給予最精確的指示，所以服務前的集合會議不可省略，以免服務發生失誤。
會議前，當班主管必須先跟負責接洽的主辦者進行溝通協調，了解主辦者的需求和宴會進行的方式，然後再跟主廚商討選單內容，並讓主廚了解宴會進行的程式，以便控制出菜時間。會議開始前，宴會主管集合員工，點名，確認人員是否到齊，一旦有缺席便應立刻調派人員替補，檢查員工的服裝儀容，尤其是臨時工作人員和鐘點工。必須使所以員工認識到，一點穿上飯店的制服，所有行為都代表著飯店，半點馬虎不得。
接著應詳細說明該場宴會的性質、選單內容、每道菜的服務方式、客人的特別需求、每位服務人員所應服務的桌（人）數、上菜的順序、上菜的信號以及其他相關注意事項。解說完畢，便分配服務區域，並且由服務人員自己提問，務必使員工在每一個工作細節都能達成公識。舉辦大型宴會時分秒比爭，所以領班必須在有限時間內將該宴會的注意事項清楚告知員工，並將宴會結束後的工作進行妥善的安排，使整個宴會得以圓滿完成且有效率地進行地善後工作。為使宴會工作順利、有效率，人員集合時所講的內容應以重點式的告知方式為主。至於其他服務上應注意的細節，則可斟酌集合後所剩餘的時間再行告知。
宴會當中菜餚的展示、上菜、收拾均需同步進行，所以必須有統一的動作和信號傳達指令。一般小型宴會便以服務主賓的服務員動作為信號，但在大型宴會中，由於服務員不一定能看清楚服務主賓的服務員的動作，因此都以當班主管規定的信號來指揮所有服務人員的行動，舉手、點頭或其他容易看到的動作均可作為服務信號。在歐美國家，有些宴會場所在廚房入口處上方裝設彩色電燈，以亮燈為信號，指揮所有服務人員。例如，綠燈表示可到廚房端菜，黃燈表示待命，紅燈表示開始收拾等。
四、組織實施階段
組織實施階段一般工作程式包括：
宴會現場的接洽→迎客→客人入坐→鋪餐巾、拆筷子套、上小毛巾→斟酒上菜→席間服務
不同的宴會形式（如中式宴會、雞尾酒會、自助餐等）或不同主題的宴會（如婚宴、壽宴等），其具體的宴會程式也有差異。如無錫地區飯店的宴會部承辦結婚宴會都有一套規定的程式，見表3-1。
1．宴會現場的接洽
宴會人員應在客人達到場時主動與其接洽，討論該場宴會所需配合的事項及流程，領班還應將討論要點在宴會前告知員工。一般而言，喜宴中宴會人員需和顧客確認的事項較多，程式也較繁雜。
宴會現場接洽時的注意重點與確認事項如下。
表 3-1 結婚喜宴程式表
(1) 新郎、新娘（有婚紗），男、女儐相及童男、童女在飯店門外或大堂迎賓進場入席
(2) 來賓到齊後，結婚典禮開始（一般中午12點、晚上6點），主持人由飯店安排
(3) 男、女儐相引新郎、新娘進場，奏《結婚進行曲》
(4) 介紹新郎、新娘背景資料及相識過程，播放背景音樂
(5) 證婚人宣讀結婚證書或講話
(6) 介紹人致詞
(7) 來賓或各級領導上台作簡短的賀詞
(8) 新郎、新娘父母致謝詞
(9) 新郎、新娘謝父母─鞠躬
(10) 新郎、新娘行結婚禮，相對立三鞠躬
(11) 新郎、新娘謝來賓─鞠躬
(12) 新郎、新娘交換信物（服務員托盤將結婚戒指送上台，新郎、新娘互相佩戴）
(13) 新郎、新娘切蛋糕儀式，燈光暗，僅留舞台聚光燈
(14) 新郎、新娘倒香檳酒（預先用香檳酒杯搭成香檳台）
(15) 新郎、新娘喝交杯酒
(16) 來賓共同祝福乾杯
(17) 男、女儐相引新郎、新娘入主桌用餐
舉辦喜宴時，首先要確認宴會負責人與結帳人，並分別作自我介紹以認識對方，取得信任。曾有飯店出現不知名人士冒充飯店人員跟客人結帳，收取現金後逃制夭夭的情況。為避免此類事件發生，事先與客人認識並確認雙方結帳人員的步驟絕對不容疏略。確認雙方負責人後，宴會人員應與負責人確認喜宴開席的桌數及酒水的數量，以免結帳時有所爭議。確認後，雙方接著商討宴會流程與所需配合的事項，例如致詞時間，致詞時服務員宜暫停服務動作，致詞後的乾杯儀式需保證每位賓客手上皆有飲料可供敬酒，上菜的時間，燈光與音樂的配合等事宜。一般而言，飯店會向對方負責人提供宴會程式表及宴會進行所需的相關資料，以便其掌握宴會進行流程。