一、宴會預訂階段
宴會部受理預訂是宴會流程的第一步，也是重要的一個環節。預訂工作做得好與壞，直接影響到宴會的設計策劃及整個宴會活動的組織與實施。因此，宴會部應設預訂專門機構和崗位，挑選有多年餐飲工作經歷、了解市場行情和有關政策、應變能力較強、專業知識豐富的人員承擔此項工作，從而推動宴會的銷售。
宴會預訂的主要工作流程如下：
宴會洽談→接受預訂→填寫宴會預訂單→填寫宴會安排日記本→簽訂宴會契約書→收取訂金→跟蹤查詢→正式確定→發布宴會通知
宴會部要了解有關宴會活動的各種信息，它為宴會活動的策劃和設計提供正確、充足、必要的依據，這些信息包括：
① 赴宴客人人數。
② 宴會規格。
③ 賓客風俗習慣。
④ 賓客生活忌諱。
⑤ 賓客特殊需要。
⑥ 如果是外賓，還應了解國籍、宗教、信仰、禁忌和口味特點等。
對於規格較高的宴會，還應掌握下列事項：
① 宴會的目的和性質。
② 宴會的正式名稱。
③ 賓客的年齡和性別。
④ 有無席次表、坐位卡、席卡。
⑤ 有無音樂或文藝表演。
⑥ 有無司機費用等。
⑦ 主辦者的指示、要求、想法。
二、設計策劃階段
宴會部在接受宴會預訂，簽訂宴會契約之後，就應著手根據了解的信息進行宴會的設計與策劃工作。
宴會的設計與策劃，簡單地就是指受理預訂後在舉辦宴會前，根據有關信息資料和宴會規格要求，編制出題突出，科學合理，令主辦者滿意的宴會活動計畫。宴會計畫的內容要求詳細、明了，只有經過周密的策劃與設計之後，才能進行宴會準備和組織實施。
宴會設計策劃的內容例如下：
（1）宴會廳環境與氣氛策劃
① 宴會廳的餐桌與台型設計。
② 宴會廳綠化和鮮花等裝飾設計。
③ 講台、話筒位置和花卉布置、工藝裝飾。
④ 宴會娛樂項目策劃（背景音樂、樂隊人員的位置安排、文藝演出的場地範圍等）。
⑤ 燈光的要求等內容。
（2）宴會服務策劃
① 主桌台的席次排列和花卉布置、工藝裝飾。
② 貴賓（vip）隨行人員坐位安排。
③ 隨行人員和陪同人員坐席安排。
④ 宴會服務人員人數確定工作安排。
⑤ 管理人員、服務人員崗位位置安排。
⑥ 上菜、撤盤的線路設計。
⑦ 餐具、布巾等項目的數量等。
（3）宴會食品策劃與選單設計
① 宴會選單設計。
② 宴會食品原料的採購計畫加工烹調工作安排。
③ 宴會酒單設計等。
上述宴會活動的所有計畫內容，並不是完全由宴會部指定，而是由飯店相關分別擬定的，各部門依照所收到的宴會通知單，各自擬定所負責部分的工作計畫，並列出工作清單，作為標準的依據。若為特殊的宴會，如大型酒會或國際會議，宴會部可將各部門集合開會，共同策劃，各部門有任何問題，都可在會中討論並加以解決，並將會中決議印成書面資料，分發給各部門位分頭進行相關工作。宴會工作千頭萬緒，各部門工作計畫的擬定相當重要。
除了上述宴會活動計畫外，宴會部還應編制一個宴會時間控制表。從客人進入宴會廳到整個宴會結束，將其間的各項活動納入控制表中，並落實到每位服務人員，使整個宴會有計畫、有步驟、有條不紊地進行。
另外，良好的宴會活動計畫，必須通過暢通合理的傳遞渠道來下達，使宴會活動的各個程式和各個環節按計畫進行，這樣才能確保宴會的質量。延誤了信息的傳遞和計畫的下達，或把計畫內容中宴會日期、開宴時間、人數、桌數、費用標準、設備要求等寫錯或傳遞錯，就會影響計畫下達，並影響後面整個宴會程式的順利進行。
三、執行準備階段
好的開始是成功的一半，一場宴會事前的準備工作是否善、徹底，關係到宴會的成敗。試想當宴會主人駕臨宴會會場時，看到一切準備工作井然有序，其心情必定是歡愉且滿意的；一旦留下完美的第一印象，宴會人員便可順利地與其商談其餘細節。下面以宴會廳為例，分別介紹宴會前的準備工作。
1.宴會場地布置
宴會工作人員在進行場地布置時，應該充分考慮到宴會的形式、宴會的標準、宴會的性質、參加宴會的主的身份等有關情況，進行精心設計、精心實施，使宴會場景既反映出宴會的特點，又使賓客進入宴會廳後有清新、舒適和美的感受，以體現出高質量、高水平服務。
宴會場地何時開始著手布置，應視宴會複雜程度而定，可能在宴會當天、前一天或數天以前，並應由各部門根據場地規划進行安排。客人若有事先進場布置的需求，負責人員應先了解該場地是否有空檔，並依照宴會廳規定收取場租之後，方可讓客人進場布置。