致 ：
我項目部接公司通知，貴單位可以進場實施我公司 工程項目建設，為了該項目工程建設的順利進行，完善雙方溝通機制，特提請貴方進場注意如下事宜：
一、應提交的檔案資料
1. 我公司發給貴單位的項目工程建設施工中標通知書；
2. 工程建設項目質量保證體系審查表；
3. 貴單位的企業資質證書、營業執照副本、工程中標通知書的複印件；
4. 本工程建設項目的施工管理人員（包括資質管理的特殊工種的工作人員）的資質證書的原件及複印件（核對後原件即刻返還）；
5. 貴單位給項目主要負責人的任命書及項目組織組建的組織檔案；
6. 工程建設項目負責人簽名、蓋章（法人或項目章）的質量責任書；
7. 工程建設項目施工管理人員簽名、蓋章（法人或項目章）的質量責任書；
8. 工程建設項目的施工管理組織及施工組織設計（方案）；
9. 工程施工管理、施工人員需要持證上崗的，應提交相關原證件及複印件，審核後我方僅留複印件備查；
10. 項目主要管理人員聯繫方式（以表格形式）；
二、所提供的檔案資料必須真實有效，在其提供的不需要原件的各種複印件上，除需在各自的複印件上籤章確認外，在審核其原件的基礎上亦應有其真實性的文字說明，並註明原件存放在何處，簽章確認。
三、貴方所提供的檔案資料，我項目工作人員將根據工作需要，在工程建設全過程中抽查、核對有關內容。如有不實之處，我方將會採取停止相關人員工作、工程停工及勸退施工場地等保證措施；
四、提交質量行為主體法人代表給項目負責人的委託授權書以及本工程所要啟用的有關簽章的證明(附戳記)。
五、資料用a4紙報送。所有文字均使用不易褪色筆墨親筆書寫、簽名。
工程建設項目質量保證體系審查表
年 月 日 編號：
工程
名稱
項
目
部
主
要
管
理
人
員
項目職務
姓名
職稱
專業
資質證編號
質量責任書
項目經理
□ 有 □ 無
技術負責人
□ 有 □ 無
質 檢 員
□ 有 □ 無
安 檢 員
□ 有 □ 無