管理公司將定出每年之營業推廣計畫,並將其呈與酒店業主審查,此外,管理公司還將提供一切必要的輔助及指引,特別有關以下:
(A)確定酒店營業政策。
(B)決定每年及長遠之有關住客率、收入、顧客對象等等之目標。
(C)定出及發布所有酒店價目(客房、餐廳、酒吧、會議設施等等)。
(D)確定特別的營業條件。
(E)定出賒銷信用方針。
(F)設立對各方不同顧客之營業方式及程式。
(G)分析經營業績和常設控制系統。
管理公司將在酒店層面進行適當廣告及業務推廣事務,包括:
(A)確定酒店廣告及業務推廣政策。
(B)按管理公司之標準樣本,準備廣告檔案及小冊。
(C)派發這些檔案給集團酒店,管理公司各營業代理辦事處。
當酒店進行專門地區業務推廣活動時,管理公司將會為其安排負責該專門地區之營業辦事處加以協助。
酒店將會被納入於管理公司所參加之商業陳列及展覽會,所有參加直接費用由酒店自行承擔,管理公司須事前作出預算,經酒店業主同意時方執行該項計畫。
5.5 管理
(1)日常業務管理:管理公司要接受董事會的常設機構——監審委的監督。監督原則只是對涉及酒店的依法經營,和大的經濟開支(指人民幣十萬元以上,含十萬元);酒店的副總經理、副財務總監、副人事主任及正保全經理的招聘和解聘等,要事先徵得監審委的同意,監審委的具體條例參看附屬檔案二。管理公司將會代表酒店業主執行所有適當及必要之管理服務,包括:
(A)一般酒店組織。
(B)人事管理,依照中國有關法律,管理公司作為業主的代理人將有挑選、僱請、訓練、指派、調動或解僱所有雇員的決定權。在沒有酒店業主同意下,管理公司招雇之外籍(包括亞籍、香港同胞)雇員在開業後第一個五年內任何時間不可多於_________人,按通常經營方式,管理公司長期培訓員工,逐步減少外籍員工。酒店業主將在酒店外供給該等外籍雇員適當住所,其費用由酒店營業支出。總經理將由管理公司委派,全權負責酒店的經營及管理,每月向董事會報告酒店經營管理情況。管理公司在酒店進行輔助之專家亦有同樣待遇。
(C)制定薪酬和酒店雇員所有其它福利,管理公司將有權代表酒店業主派發服務費予雇員和支出經常性的額外津貼。
(D)制定所有價目,收費及價格,及與此有關的監督和控制酒店經營中的任何性質收入,或各類服務的收費,及收據事項等,除上述(B)項指定或由管理公司依照酒店行業成法提供新聞界或其它公共訊息或旅行社和其它人士免費酒店膳宿除外,其他人如未得管理公司許可,一切不得在“酒店”內享用折扣價格或免費住宿及服務。
(E)制定商業用途地方及店位,以確保有關商店不會影響酒店的名譽水準及正常營業。
(F)定出採購之政策包括以下:商品、供應品、和物資的選擇,建立及維持酒店正常經營操作需求之所有存貨,選擇供應商,為確保最優惠條件下談判供應契約。
(G)定出對供應商和酒店顧客賒帳之政策及與信用機構,特別發信用卡之機構協商,作出安排。
(H)有關酒店經營中,管理公司若認為需要或合適,經業主批准後,可以酒店業主的名義採取任何法律訴訟及其它法律行動。
(I)監督並控制住客、租客、特許權持有人及其雇員的活動,包括對住客及租客因其不付費用或以其它正確理由而採取之債項追討行動,或因同樣正確原因終止特許權持有人、特權持有者的權利。
(J)除酒店業主對維修責任範圍外,管理公司應依照管理標準為保持酒店良好狀況,進行需要之維修、保養。所有有關費用將會算入酒店之營業支出內,凡超過貳拾萬港元應當作特別項目呈交酒店業主批准,如需對物業的重大改變及改善,需聘請專家提供上述服務時,經雙方同意後所發生之費用由酒店業主負責。
(K)商討及簽署有關酒店正常營業所需的契約及預備有關之法律檔案。
(L)財政及會計管理,見以下條款。
(2)會計:管理公司應為酒店業主之利益按照中國的法律和不違反中華人民共和國財政部頒發的“中外合資經營企業會計制度”和其他規定,記存一份所有有關酒店經營之事務之完整的會計記錄。此等會計記錄根據“統一制度”之規則,但在必要時,酒店業主或其代表人將有權在酒店辦事處視察及稽核全部帳薄。然而上述行動要儘可能避免妨礙酒店的經營,無論如何,在本契約期滿時,全部記錄將交還酒店業主。會計記錄,必須按中華人民共和國所在稅法規用中文書寫或及時用中英兩種文字對照書寫。
(3)常年計畫
(A)開業日後六十天內和最少在下一財政年度開始前三十日內,管理公司將要提呈酒店業主一份下一年度常年計畫,該常年計畫將包括開房率及損益預算表,酒店業務推廣政策及提供以下項目之預算,酒店業主收到常年計畫後應與管理公司商討及提出意見,以達到雙方一致贊同;若酒店業主在收到常年計畫後三十天內,沒有向管理公司送交一份對該計畫的具體書面反對意見,該計畫應被視為已獲業主批准。(a)修葺及保養。(b)下一年度酒店之翻新、改建、重建、更換、增添及更新的費用。(c)酒店各部門所有雇員,包括全部行政雇員之薪酬、工資、酬勞及額外津貼之支出。
(B)管理公司在每財政年度執行此契約所訂明之責任時,必須努力按照常年計畫行事。除遇到意外或特別情況,例如法律更改或管理公司不可控制的情形外,不能過於偏離該年常年之計畫,招致任何與常年計畫有關之巨大額外支出或擅自未有酒店業主批准時,更改酒店經營方式,但酒店業主也不能無理拖延批准。管理公司對常年計畫不作任何擔保、保證及聲明,所有計畫內推算只可作為合理預測。
(4)會計報告:年度內,管理公司將於每月後之十二天內呈交與酒店業主一份由酒店總經理或總會計主任簽發之損益報表,明列上月“酒店”營業之成績,和一份酒店之資產負債表。每年三月底之前,管理公司將呈交酒店業主酒店上個財政年度到十二月三十一日止由中國註冊會計師審計過之資產負債表及損益報表,若酒店業主在收到資產負債表及損益報表後三十天內沒有以書面提出反對,該等會計報告將視為已被批准。
(5)集團服務及利益:“酒店業主”將會付還管理公司所有由管理公司協助酒店之經營或進行“酒店”管理、物業維修保養和改善所需要之工作而發生的費用,該等費用將列入營業成本,上述工作不只包括一般正常由酒店雇員承擔的工作,還應包括經雙方同意後,由管理公司提供技術協助進行對結構、裝置、設備和裝飾的改變、修正、改建及改善,管理公司專家及所委派專家提供上述服務而發生之費用將包括所有實際薪酬、津貼及有關旅費和膳宿費用。
第6章 酒店業主責任
6.1 增設及更換家私、裝置及設備之儲備金(簡稱重置儲備金)。
需要增添和更換之家私、裝置和設備按中華人民共和國財政部頒布的關於外商投資企業固定資產標準內屬於固定資產周圍由酒店業主負責,不屬於固定資產範圍的物料用品和低值易耗品購置,列入營業支出,不屬重置儲備金開支範圍。管理公司應每月將此筆用於增添和更換家私、裝置和設備之款項貸記入一個儲備金帳戶,並存入明確定於第8.1條之特別銀行戶口。
重置儲備金應以每年計算如下:
(A)最初之五個財政年度為一個每年相等於百分之貳,以酒店之總收入額計算之數目,跟隨之五個財政年度為每年百分之叄,而以後,每年為百分之四。
(B)每一個財政年度管理公司應提呈酒店業主一份該儲備金之開支預算表,作為常年計畫之一部分,所有添置之家私,裝置和設備應作為酒店業主之財產。
(C)經酒店業主同意,管理公司出售對酒店營業操作無用之家私、裝置和設備,所有由此賣得之款項應存入特別的銀行戶口,貸記算入儲備金帳戶。
6.2 建築結構修葺——修改及擴充
本契約期限內,酒店業主應實施或應已實施任何因要保持酒店的國際水準,或滿足任何有效法律或規定而需要之工作,酒店業主將承擔該等工作所產生之費用。管理公司應每年呈交酒店業主一份認為需要之工作清單給酒店業主考慮和批准。