由於畢業生分配在祖國四面八方,在學生檔案管理中占據重要部分的是電話查詢服務,電話不斷,有時不僅僅是檔案方面的問題,我們都能做到耐心詳細的回答,使畢業生充分感受到母校的溫暖.如:我是99屆學生,我的檔案在哪;怎樣才能提檔案;檔案寄發了為什麼沒收到;如何辦理報到證;去哪轉戶口;我想考研,我的檔案放哪比較好等等.
(四)倡導熱情服務,為學校各部門提供檔案利用服務.
全年為學校各部門工作提供檔案利用總計6089卷件,其中學校檔案查借閱2089卷件,1000餘人次,複印3000餘頁,人事檔案查閱2979件次,借閱1028件次.
配合教務處,開展畢業生班個人信息核對工作,為畢業生補辦畢業證明,共查閱複印檔案400餘頁次.為畢業生學提供學籍材料的查詢複印近千餘頁.
(五)做好檔案搬遷工作.XX年9月份,根據學校用房安排,檔案館將中原路校區人事檔案及原鄭州工業高專全部檔案總計63組,按時搬至新校區.由於檔案的特有性質,搬遷工作的準備和搬後整理時間長,搬遷時不像其他辦公用品,要特別注意安全,檔案櫃數量多,不能丟失.因此我們充分做好搬前的各項準備工作,積極聯繫搬家公司,克服困難,集中2天時間順利完成了搬遷工作.
(六)基礎設施得到進一步改善.由於工作內容及人員的增加,今年利用檔案館劃撥經費添置了部分辦公桌椅,工作檯,辦公櫃檯,計算機,空調等設施,檔案館整體裝備又有進一步得到提升.
四,工作中的亮點
檔案館是學校的教輔單位,做好檔案收集的同時,更重要的是體現其服務功能.今年檔案館工作中的亮點就是:服務積極熱情.
自XX年下半年購買複印機以來,檔案館為學校各部門,教職工及畢業生檔案利用提供了極大方便,只要是手續齊全,我們都予以免費複印,得到廣大教職工及畢業生的歡迎.
館內外懸掛服務指南標牌,網頁上及時登出辦理檔案程式,電話查詢耐心回答,全館人員均具有較強的服務意識.雖然制度上並沒有要求實行首問負責制,但在工作實際中已自覺形成,無論何人來館查閱,都予以熱情接待,不因工作的分工不同而推諉,託詞,都能最大限度的予以幫助.特別是我校的畢業生,許多剛走上社會,缺乏社會經驗,來校辦事不知程式,找不到辦公地點,每天要重複回答相同的問題數遍,我們都能予以耐心指點,很多學生非常感激.
五,存在問題及解決辦法
(一)我校檔案工作目前存在的最大問題是全校檔案意識的薄弱,雖然通過與部門溝通,制定相關制度及本科教學評估的查檔,很多人已認識到檔案的重要性,但距離我們的目標還有很大差距,要想改變這種狀況,只有通過大力宣傳,採取切實有效的手段才能予以改觀.XX年準備召開的檔案工作會議從上半年就進行了充分準備,由於學校總體工作安排較為緊密,沒有開成,是今年工作中一大憾事,爭取明年做好會議的召開.
(二)人員編制緊缺.檔案館工作內容除涵蓋全校黨群,行政,教學,科研,基建,財務,設備,外事,出版等各類檔案的收集,整理,利用外,還承擔了全校人事檔案的管理工作,三屆畢業生檔案的管理工作,校史年鑑的組織編寫工作以及全校每年未發證書的管理工作,而檔案館的編制只有5人,工作一直較為吃緊,雖然今年學校幹部調整,人員有所增加,但也有自然減員,隨著工作內容的增加,特別是畢業生檔案的工作量非常大,僅此一項至少要占用2人專門管理,因此希望明年學校能給檔案館增加編制.