一、意見的含義、特點和類型
(一)意見的含義
《中國共產黨機關公文處理條例》將意見列為公文主要文種之一，對其功能給出如下定義：
用於對重要問題提出見解和處理辦法。
XX年施行的新的《國家行政機關公文處理辦法》在主要公文種類中新增了“意見”這一文體，對其功能的表述與《條例》基本一致。以前行政公文的12類13種主要文體裡沒有“意見”，但這並不是說行政公文中就不使用意見這種文體。事實上，行政機關也經常使用意見來傳達有關指示\布置某些工作。例如XX年2月20日出版的當年第5號《中華人民共和國國務院公報》，就刊登了三篇意見。其中有兩篇是作為通知的轉發或發布對象出現的。建設部等六單位制定的《關於工程勘察設計單位體制改革的若干意見》，由國務院向全國各省市自治區及各部委作了轉發。教育部制定的《關於新時期加強高等學校教師隊伍建設的意見》，是教育部自己用通知的形式發布的。還有一篇是教育部的《關於進一步加強中國小教育技術裝備工作的意見》，它是以獨立公文的形式直接向各省、自治區、直轄市教委、教育廳發布的，發文字號是“教基〔1999〕11號”。
(二)意見的特點
1．指導性
意見雖然在文種的字面含義上沒有指示、批覆那樣明顯的指導色彩，似乎只是對某一工作提出些意見供參考，可實際上它也是指導性很強的一種文體。只所以不採用指示等指導色彩強的文種行文，主要有下列一些原因：
一是為體現黨政分開的原則，黨的機關在涉及政務時不宜採用指示等文種。
二是有關部門雖然對下級同類部門有業務指導權，但並沒有行政領導權，採用指示顯然沒有採用意見更合適。
三是意見的內容業務性強、規劃性強、組織性強，而這些內容採用較生硬的文種不如採用意見這樣較委婉的文種更合適。
儘管如此，意見對受文機關來說，仍然有較強的約束性，下級機關要遵照執行。
2．針對性
意見有著較強的針對性。它總是根據現實的需要，針對某一重要的問題提出見解或處理意見，例如，我國在提倡開展素質教育以來，中國小的現有教育技術裝備顯得不能適應素質教育的需要，教育部就及時對加強這一工作提出了意見。黨內的民主生活會質量有待提高，中組部就及時下發了《關於提高縣以上黨和國家機關黨員領導幹部民主生活會質量的意見》。這些意見對於解決目前存在的問題，都起了積極的作用。
3．原則性
意見通常不是具體的工作安排，總是從巨觀上提出見解和意見，要求受文單位結合具體情況，參照檔案中提出的精神來辦理。下級機關在落實意見精神時，比起執行指示有更大的靈活處理的餘地。
二、意見的分類
(一)規劃性意見
規劃性意見是對某一時期的某一方面的工作提出的大體構想。它的特點是適用時期長，內容巨觀化、整體化，類似於規劃、綱要等計畫性文體。它指示了一個時期內某項工作的要點、原則和努力方向，但一般沒有具體的方法和措施。教育部在1999年8月用通知的形式發布的《關於新時期加強高等學校教師隊伍建設的意見》，就是一個面向21世紀的巨觀化、綱要化的意見。
(二)實施意見
實施意見一般是為貫徹落實某一重要決定或中心工作所制定的實施方案，它重在闡發上級的有關精神，使下級單位對上級的檔案精神有更深入的理解，同時提出較為具體的行動方案和工作安排。例如《中共河南省委河南省人民政府關於貫徹〈中共中央、國務院關於深化教育改革全面推進素質教育的決定〉的實施意見》(豫發〔1999〕28號)。