宴請目的
可以是為某一個人，也可以為某一事件。例如：為代表團來訪，為慶祝某一節日、紀念日，為外交使節或外交官員的到離任，為展覽會的開幕、閉幕等。在對外交往中，有時邀請朋友聚餐，並不一定需要什麼特別的理由。
邀請範圍
邀請範圍是指請哪些方面人士，請到哪一級別，請多少人，主人一方由什麼人出來作陪。需考慮的因素包括宴請性質、主賓身份、對方對我的做法、國際慣例和當前政治氣候等。邀請範圍確定之後，即可草擬具體邀請名單。被邀請人的姓名、性別、職務、稱呼等都要準確，對方是否有配偶等情況亦應了解。因了解情況不準，出現差錯的事經常發生，例如：把名字寫錯；本來是女士，卻邀請其偕“夫人”等。多邊活動尤其要考慮政治關係，是否邀請政治上相互對立國家的人員出席同一活動，需慎重考慮。
宴請時間
應對主、客雙方都合適，注意不要選擇對方的重大節假日、有重要活動或有禁忌的日子和時間。例如：基督教人士忌13日，更忌逢星期五的13日；伊斯蘭教在齋月內白天禁食，宴請宜在日落後舉行。小型宴請應首先徵詢主賓意見，相機口頭當面約請，或電話聯繫，主賓同意後，再約請其他賓客。
請柬要求
宴請活動一般均發請柬，這既是禮貌，也便於客人準確知道宴請的時間、地點。有些國家，邀請最高領導人作為主賓參加活動，除請柬外，還需專門發邀請信。
請柬應提前一周至二周發出，以便被邀請人早做安排。請柬內容包括宴請的時間、地點、形式、主人的姓名（或單位名稱），有時還寫明事由、服裝、請客人答覆等要求。請柬中文行文不用標點符號，括弧除外，所提到的人名、單位、節日都套用全稱。
中文請柬行文中不寫被邀請人姓名，其姓名寫在請柬信封上，而主人姓名應印在落款處。落款不寫時間。請柬格式與行文，中外文本差異較大，注意不能生搬硬套。
請柬信封上被邀請人姓名、職務要書寫準確。國際上習慣對夫婦兩人發一張請柬，國內憑請柬入場的場合，則應發每人一張。
選單制定
宴請選菜主要考慮主賓的喜好與禁忌。例如：伊斯蘭教人士用清真席，不喝酒，甚至不喝任何帶酒精的飲料；印度教人士不吃牛肉；佛教人士吃素；也有因身體原因不能吃某種食品的。大型宴請，則應照顧到各個方面，在我國一般用清真。例如：我國在人民大會堂舉行的國慶招待會，都採用清真菜餚。
菜餚選擇要有針對性，菜量要適當。海參、鮑魚、魚翅、燕窩等價格昂貴，有些客人並不喜歡，宜選用有本地特色的食品。
無論何種宴請，事先均應開列選單，並報請有關負責人同意。有外賓出席的宴會，需印製選單並譯成外文。國宴或小型宴會選單每人一份。
西餐選單順序是冷盤、湯、熱菜、甜點、水果，中餐則把湯放在熱菜之後（目前在涉外宴請時，中餐上菜順序一般與西餐同）。
席位安排
國際上的習慣，桌次高低以離主桌位置遠近而定，同樣遠近者，右高左低。同一桌上，席位高低以離主人的座位遠近而定，同樣遠近者，右高左低。男女間隔安排，在國外流行女陪男，即以女主人為準，男主賓在女主人右側，主賓夫人在男主人右側。