尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。
電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓！
3.email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。
如果事情複雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。
4.一次郵件交待完整信息
最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之後再發一封什麼“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。
5.儘可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查
這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文email，最好把拼寫檢查功能打開；如果是中文email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。
在郵件傳送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。
6.合理提示重要信息
不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字型、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。
7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述
對於很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。
8.不要動不動使用：）之類的笑臉字元，在商務信函裡面這樣顯得比較輕佻
businessemail不是你的情書，所以：）之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕鬆氣氛的場合，比如現在-：）
附屬檔案
1.如果郵件帶有附屬檔案，應在正文裡面提示收件人查看附屬檔案
2.附屬檔案檔案應按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的檔案名稱
3.正文中應對附屬檔案內容做簡要說明，特別是帶有多個附屬檔案時
4.附屬檔案數目不宜
超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個檔案
5.如果附屬檔案是特殊格式檔案，因在正文中說明打開方式，以免影響使用
6.如果附屬檔案過大（不宜超過2mb），應分割成幾個小檔案分別傳送，
語言的選擇和漢字編碼
1.只在必要的時候才使用英文郵件
英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛鍊英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區的華人，也應採用英文交流，由於存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區可能顯示成為亂碼天書。
2.尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件
如果對方與你的郵件往來是採用中文，請不要自作聰明的傳送英文郵件給他；如果對方發英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。
3.對於一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。
4.選擇便於閱度的字號和字型
中文老實點用宋體或新宋體，英文就用verdana或arial字型，字號用五號或10號字即可。這是經研究證明最適合線上閱度的字號和字型。不要用稀奇古怪的字型或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。
結尾簽名
每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。