（二）收文程式
收到公文後，基層公務員一定要按程式對其進行處理。
1.登記。各級行政機關在收到公文後，務必要對所收公文進行登記。各種公文一般可按“上級檔案”、“下級檔案”、“需承辦檔案”、“一般性檔案”4個類型分類登記。登記內容包括收文序號、收文日期、來文單位、來文標題、密級、領導批示與承辦情況、歸卷號及備註等。收文登記時字跡要清晰工整，平件、密件要明確區分，急緩程度要嚴格分清。登記的基本要求是準確、詳實。
2.擬辦、批辦。擬辦即基層公務員在收到來文後提出初步的辦理方案或建議，供領導參考。擬辦意見應簡明扼要，並可隨同附上與來文有關的材料，交領導參看。
批辦即機關領導對需要辦理的公文進行批示，提出執行、辦理的原則與方法，並簽署姓名與日期。批辦要及時、迅速，批示的意見要明確、具體。
3.承辦。承辦即基層公務員根據領導批示意見，對公文的具體執行辦理。承辦時應當統籌規劃、妥善安排。要分清來文的主次緩急，有步驟有計畫地辦理，優先辦理重要的公文。一般而言，特急件應隨收隨辦，當時或當天辦結；急件也應隨收隨辦；限時處理的公文當以規定時間為限，不得拖延；其他一般公文也應儘快辦理。
4.催辦。催辦即對公文辦理的督促與檢查，主要是指在收到公文後，對本機關各承辦部門的公文處理工作進行監督與檢查。各級行政機關應建立健全機關公文催辦系統和催辦的登記、分層逐級匯報制度，以落實催辦工作。
信函禮儀
信函，是書信的正式稱呼。在人際交往中，信函是一種套用極為廣泛的書面交流形式。對於廣大基層公務員而言，信函在實際工作中扮演著舉足輕重的角色。因此，每一位基層公務員都必須熟練掌握信函的書寫和使用規範。
儘管公務信函和私人信函都屬於信函的一種，但由於適用範圍和使用目的大相逕庭，兩者在書寫和辦理上存在很多不同之處。本節擬就公務信函的格式和內容、回復和保存等方面需要嚴格遵守的規範要求作出具體闡述，並舉例說明特殊公務信函的書寫方法。
一、內容與格式
信函的最大功效和目的在於傳遞信息，因此其內容必須完整無缺，其表述必須準確清楚，如果信函的內容不夠完整，表述不夠規範，甚至詞不達意，就難以準確有效地傳遞信息，進而延誤公務的開展，而且耗費讀信者不必要的時間和精力。
而要使信函的內容完整無缺，表述準確清楚，關鍵一點就在於要嚴格遵守信函的書寫格式。信函的格式如同信函的骨架，貫穿信函始末，支撐起所有的內容。沒有完整而準確的信函格式，信函就像是散了架的機器，沒有任何功效和意義。
公務信函的格式與私人信函大致相同。具體而言，可分為箋文格式和封文格式兩方面。
（一）箋文格式
箋文，即寫於信箋上的書信內容。箋文一般由抬頭、啟詞、正文、祝詞、落款以及附言等幾部分組成。