1.抬頭。它是對收件人的稱呼，於信箋首行頂格書寫，並且單獨成行。基層公務員在書寫公務信函的抬頭時，通常適用的稱呼有如下幾類：一是以姓氏加上稱謂詞作稱呼，例如“黃先生”、“耿同志”等，這類稱呼顯得較為自然；二是以姓氏加上職銜作為稱呼，例如“趙科長”、“林主任”等，這類稱呼多用於關係一般的交往雙方之間；三是以字號相稱，文人雅士多有字號，平輩之間採用字號稱呼是較為正規、講究的做法。
稱呼之前，可加一些適當的形容詞，如“尊敬的”、“敬愛的”等；稱呼之後亦可加一些適當的提稱詞。提稱詞多用於以書面語言寫成的信函中。使用提稱詞應注意使之與稱謂配合使用。例如對尊長套用“尊鑒”，對平輩套用“惠鑒”，對晚輩套用“青鑒”，對女性套用“涉鑒”，等等。
2.啟詞。啟詞是正文之前的開場白。既可表示客氣寒暄，也可提示寫信原因。啟詞應於抬頭之下另行空兩格書寫，一般應單獨成段。
公務信函的啟詞應力求篇幅簡短， 不可過於囉嗦。採用“您好”一類的簡略啟詞可使之成為正文首句，而不必單獨成段。
3.正文。正文是書信的主體部分，是寫信者敘述的正事所在。為方便閱讀，正文可酌情分段，每段句首空兩格，轉行後頂格書寫。
正文雖是公務信函的“主心骨”，但亦應力求簡明扼要，以簡單的語言說全、說清書信的主旨。切忌囉囉嗦嗦、拖沓冗長，甚至詞不達意、文不對題。
正文的語言要求平實樸素但不失禮貌優雅。語言的樸實是基層公務員“人民公僕”形象的內在要求；語言的優雅則不僅體現著一個人的修養，而且也體現著對交往對象的尊重。如果語言過於粗俗、枯燥，不僅會使自己在交往對象眼中的形象受損，而且還會被懷疑不尊重對方。
4.祝詞。祝詞即寫信者在箋文結尾向收信者所表達的祝願、欽敬、勉慰之語。祝詞一般包括兩部分內容。一是應酬語，即箋文結尾特以一兩句話結束正文的語句。應酬語應當簡潔而自然。有時亦可同時再用一些敬語，以示謙恭，如“草此”、“肅此”、“敬此”等。二是問候祝福語，即出於禮貌而對收信人所作的不可缺少的祝頌或問候。如“敬頌春安”、“即頌大安”、“祝您成功”等。書寫時應字斟句酌，具體對象具體對待。
祝詞的書寫格式要求較嚴。如果祝詞較多，可單獨成行，空兩格後書寫。也可將祝詞分成兩部分書寫，其法有二：一是將“敬頌”、“敬請”一類詞單獨成行，前空四格，而將“春祺”、“大安”一類詞另行頂格書寫；二是將“敬請”、“敬頌”一類詞置於正文末句之後，不另行書寫，則將“大安”、“春祺”一類詞另起一行頂格書寫。
5.落款。落款包括署名和日期兩部分。署名應位於祝詞之後另起一行的右方。若有寫信者領導或同事的附問或寫信者對收信者領導或同事的致意，則應另起一行書寫，或直接寫於署名之後。