一.對外接待部門
公司行政部為公司負責接待的職能部門。
遇到重大接待工作和活動，可由總經理室協調若干部門共同做好此項工作，有關部門要積極主動配合。
二.總則對外接待是公司行政事務和公關活動的重要部分，為使對外接待工作規範有序，具有統一的公司形象，特制定本辦法。
本辦法適用於全公司各部門。
三.對外接待範圍
本辦法規定的接待範圍主要是公司及所屬各部門，以及各子、分公司經營管理活動所必需的接送、食宿、購票、會談和陪同參觀等方面的安排和工作。
接待的對象分為內賓和外賓。
四.對外接待原則
接待應遵循“平等、對口、節約、周到、保密”的原則，使客人高興而來、滿意而去。
平等原則。對來賓無論職務高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情況下，級別與許可權相等，同級別出面，特殊情況高規格接待。
對口原則。各職能部門對口接待。綜合性接待時各部門應予以協調，誰出面接待誰結帳。
節約原則。內部成本效益核算。招待來賓從簡，不鋪張浪費，不重複宴請，主方人數不多於賓客人數。
周到原則。接待程度應銜接周密，接待方式應完善，以禮相待，使客人感到熱情、周到。
保密原則。向不定期賓介紹情況，注意保守公司情況、國家機密。重要會議要有記錄。巧妙迴避不宜回答的部題。
五.接待規格的確定。
高規格接待，陪客比來賓職務高一些。適用於上級機關派員來人、其他企事業單位來員洽商重要事宜、下屬企業領導來訪匯報情況。
對等接待。適用於一般性接待活動。
低規格接待，陪客比來賓職務低一些。適用於經常性業務往來。
六.接待禮儀
見面。原則為主動、熱情、禮貌。
××接待：主動起迎，問明來意。
××安排交談地點：
⑴根據來客來意和身份，安排適當地點(辦公室、接待室、會議室)進行交談；
⑵手前頭忙，一時難以抽身時，應向客人說明暫請他人代接呀另商時間；
⑶切忌讓客人久候而無人問津。
⑷客戶提出國家領導或他人交談，應立即聯絡，並將客人引至約定地點等候會面，介紹後再行離開。
七.引見。
首先向領導介紹客人(單位、職務、姓名)。
引見順序；
⑴把身份低、年齡輕的人介紹給身份高、年紀大的；
⑵按職務高低，依次介紹一行來客；
⑶職務相同，先介紹年紀大的。
⑷領導與來賓見面交談後，對客人原定日程有變化的，與客人共同協商安排。
八.行路。
陪同客人行路，請客人行於自己右側；
乘坐車、上下樓梯、電梯，禮讓在先，主動開關門；
自己處於主陪地位，應並排在客人旁邊，不要落在後邊。
九.其他。
穿著不得過於隨便，按規定著裝，衣著整潔，有風度；
主動照顧來賓中的老人、婦女、兒童和殘障人士；
尊重屬不同國家和民族來賓的風俗習慣和禮節。
因故未能準時赴約，儘早通知對方，並以適當的方式致歉。
十.接待內容和程式
㈠接待內賓。
接受任務。弄清來賓的基本情況：單位、人數、姓名、性別、職務和使命、抵離時間、乘坐交通工具及車次或航班。
布置接待。提出接待意見：接待部門、人員、規格、方式、安排、費用預算，並報請上級批准。
迎接安排。根據來賓身份、人數、性別，預訂招待所或賓館，安排好一伙食標準、進餐方式、時間、地點，按抵達時間，派人派車迎接。