3、迎接客人
事先根據來賓的身份、地位、規格及本單位的具體情況制定接待規格，一般客人可由業務部門或辦公室人員去車站（機場、碼頭等）迎接，重要客人應安排有關領導前往迎接。迎接時應率先向來賓握手致意，表示歡迎。
4、安頓客人
客人抵達後，應先安置其休息。如果是本地來賓，可在單位會議室或接待室稍作休息，並提供茶水等；若是遠道而來的客人，應先把客人引進事先安排的客房休息。
5、協調日程
客人食宿安排就緒後，對一般客人可由接待人員出面協調活動日程。對重要客人，應由領導出面進一步了解客人的意圖和要求，共同協商活動的具體日程。最後根據確定的活動內容、方式等印發活動日程，並分發至每一個客人手中。接待人員向來賓告別前，應把就餐地點、時間告訴客人，並留下彼此的聯繫方式，以便隨時聯繫。
6、組織活動
按照日程安排精心做好各項工作和活動，對客人提出的意見要及時向領導反饋，客人提出的要求要儘可能滿足。
7、安排返程
了解客人離程時間後，要及早預定機票、車船票，安排送行人員和車輛。到達車站（機場、碼頭）後，要妥善安排好客人的等候休息，等客人登車（機、船）後方可離開。
（四）接待中的要求
1、熱情接待
來訪者無論身份如何、目的如何，都“來者是客”，都應熱情接待。這不僅涉及企業形象問題，同時對工作能否順利開展也有很大影響。切不可讓客人坐“冷板凳”，或以貌取人，言詞不周。客人到來時，接待者要起立，主動握手，表示歡迎。
2、善於傾聽
接待過程中，要善於傾聽客人的談話，在客人講話過程中，正視對方，適時地以點頭表示尊重，且一舉一動都要表示出在認真聽對方的陳述，切忌讓客人有被怠慢的感覺。
3、儘可能不接電話
在接待客人時，不停地接聽電話，打斷對方講話都是一種不禮貌的行為，所以要儘量避免。如有重要電話，應先向客人說“對不起”，在得到客人諒解後再接聽，且要長話短說。
4、尊重與溝通
交談過程中，不要隨意打斷、駁斥對方，也不要輕易許諾。不同意對方的觀點，要克制情緒，委婉地表達自己的意見。意見一致時也不要喜形於色。同時能馬上答覆或解決的事不要故意拖延時間，暫不能解決的，應告訴對方一個解決方案，約定一下時間再聯繫。
5、難題的處理
如果在交談中出現某些使自己為難的場面，可以直截了當地拒絕某一要求，也可以含蓄地暗示自己無法做到，請求對方理解。但要注意方式和態度，儘量不要讓對方誤認為是瞧不起或有能力而不願意幫忙，如果想結束會見而對方又未察覺，可以婉言告之“對不起，我還有個十分重要的會議”等，也可以用身體語言提示對方，如間隔性地抬腕看錶等。