如何做好會議主持人

會議主持是一門學問,一門藝術,會議主持人應了解和具備基本會議主持禮儀,會議主持人的禮儀主要有以下幾種:

1、做好會前的準備工作

開會前要明確會議目的,確定議題、程式和開會的方法方式;選定出席的人員;確定會議的時間、地點。要把會議目的、議題、時間、地點、要求事先通知參 加者,請他們做好準備。會前應收集意見,準備必要的有關資料,做好會場的準備,搞好衛生,桌椅的排列方法要適於會議的特點。做了充分準備,會議就開得順利、緊湊,效果就會好。

2、控制出席人數

國外群體心理學家研究表明,會議參加者超過10人以上,就容易出現不思考問題和濫竽充數的人。有的單位規定與會者一般不超過12人。據研究表明,參加會議的人數與人們之間溝通的渠道數量和難度成正比,如下式所表明:

∑mn=1=n×(n-1)

式中,∑——總和符號;

m——需要溝通的渠道數量;

n——與會者人數。

如果3個人的會議,就會出現6條(即3×(3-1)=6)溝通渠道,而14個人的會議就會出現12條溝通渠道。

與會者越多,能夠充分利用個人才智的可能性就越少,主持者也就越難於有效地控制會議進程。

3、 嚴肅會議作風

一要準時到會,不能遲到。二不準私下交談,不允許做私活、早退席。三是發言不能信口開河,不能離題胡扯。四要集中時間和精力解決主要問題。五要發揚民主,不搞一言堂。與會者只有自由地說出自己的意見,才能更好地集思廣益。主要結論應當場確認,會而有議,議而有決,決而必行。

4、保持自然大方的主持姿態

主持人主持會議時,從走向主持位置到落座等環節都應符合身份,其儀態姿勢都應自然、大方。

(1)走姿

主持人在步入主持位置時,步伐要剛強、有力,表現出胸有成竹、沉穩自信的風度和氣概,要視會議內容掌握步伐的頻率和幅度。主持莊嚴隆重的會議,步頻要適中,以每秒約2步為宜,步幅要顯得從容;主持熱烈、歡快類型的會議,步頻要快,每秒至少約2—2.5步之間,步幅略大;主持紀念、悼念類會議,步頻要放慢,每秒約1-2步之間,步幅要小,以表達緬懷、悲痛之情;平常主持工作會議,可根據會議內容等具體情況決定步頻、步幅。一般性會議,步頻適中、步幅自然;緊急會議、重要會議,可以適當加快步頻。行進中要挺胸抬頭,目視前方,振臂自然。重要會議開始前,在步入主持位置的過程中,不要與熟人打招呼。一般性工作會議,如果時間未到,落座後可適當與鄰座寒暄,與距離遠的人微笑點頭示意。行 進中步速不能過快,不能跨大步,以免顯得緊張、不安。如果特殊情況因故來遲,不要破門而入,跑步到位、大喘粗氣。應該以手輕輕推門,進門後快步到位,放下檔案袋、落座,先 向等候者道歉,並簡要說明原因,求得大家諒解,立即主持會議。