如何做好會議主持人

8、掌握會議進程

主持人應隨時掌握會議進程。在工作性會議中,主持人就像交響樂團的指揮,隨時控制、掌握會議進程。為此,應做好下述幾點:

(1)事先準備好一份會議議程表,並按照議程進行。

(2)提請與會者注意本次會議的目的,並使會議始終不離宗旨,以保證會議順利進行,並達到預期目的。

(3)規定會議的開始時間,並對結束時間作出限制。要準時開始,按時結束。另外,在工作會議的進行過程中,有時會碰到需要裁決的問題。“少數服從多數”的民主集中制原則固然必須遵守,但對少數人的意見也應給予尊重,並把它交付給全體與會人員反覆推敲。

會議的氣氛是否融洽、順利,與會議主持人角色扮演得好壞有很大的影響。會議主持人是宣布開會、散會、休息及主持會議進行者,主持會議應公平、公正,客觀地行使其職權。會議主持人在會議中,應做到以下幾點:

(1)應明確介紹所有來賓及參與開會的人士。

(2)如有許多貴賓,無須請貴賓一一致詞,請一位代表即可。

(3)如同時有兩人以上請求發言,這時若沒有其他補充或都尚未發言時,可請距離主持人較遠者先發言。

(4)維持會場秩序,並遵守會議規則。

(5)不可在發言人尚未發言完畢時隨便插嘴,但有權控制發言人的發言時間。

(6)請人發言時,態度要誠懇,用語應有禮貌。

(7)有人發言時,應看著發言人,仔細聆聽。

9、重視會議效率

列寧曾專門為人民委員會倡導和制定了開會的紀律。其內容:

(1)只請與討論問題有關的人參加。

(2)不許遲到,無故遲到半小時罰款五盧布,半小時以上罰十盧布。

(3)開會有事只許遞紙條,禁止說小話。

(4)給報告人的時間是十分鐘。

(5)給發言人的時間,第一次是五分鐘,第二次是三分鐘。

(6)發言不得多於兩次。

(7)對議程贊成或反對的每次表決,占一分鐘。

(8)例外情況按人民委員會的特別決議處理。

從上述規定中,可以看出列寧是多么珍惜時間和重視紀律,他反對講廢話,反對辦事拖拉的官僚主義作風。