學校設立專門檔案室並配齊專門高檔次檔案櫥並籌劃將閱覽室與檔案室相分離檔案庫房系新建面積符合要求注重了防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等措施落實檔案櫃數量充足且質量好檔案裝具符合國家有關要求案卷使用無酸盒學校配備專門微機進行管理有光碟設備和掃瞄器
三、努力提高基礎業務建設走內涵式發展道路
我校對所使用檔案材料及時歸檔歸檔率達到100%歸檔檔案製成材料符合質量要求書寫材料和紙張都嚴格按照規定去使用在交接時應有完備交接手續雖然我校建校時間短但手續很嚴格經手雙方都要有明確責任我校檔案檔案完整準確都達到100%並嚴格按照分類方案進行分類組卷規範、合理符合國家和行業標準要求檔案編排有序卷內檔案排列有序並按照要求進行了編號卷內檔案目錄、備考表填寫規範清晰卷內檔案整齊無金屬裝訂物編目規範排架合理案卷封面填寫規範、清晰案卷標題簡明、準確案卷排列有序對所有檔案進行安全管理杜絕出現霉變、褪色、污損、蟲蛀現象。
我校將在檔案逐漸增多情況下為保障統計內容全面統計數據準確建立檔案管理基本情況台帳並在此基礎上建立完善全宗卷不斷加強檔案管理現代化建設利用現代化手段進行檔案存貯、統計、分類、檢索、保護、開發。
四、注重檔案實效性和套用價值
我校檔案管理工作檢索工具基本滿足利用者需求在當前檔案資料比較少情況下建立了總目錄、分類目錄和檢錄方法程式搜尋查找極其方便。
我校檔案提供利用能基本滿足利用者需要檔案管理工作人員熟悉所管理範圍檔案及相關業務能夠迅速準確地查找到查找全所需要檔案並能及時根據檔案利用需求主動提供檔案信息服務採取多種措施保障不耽誤工作並適時對檔案進行加工開發檔案信息資源。
我校檔案注重實效性對所需求信息進行蒐集後都集中入檔有產品介紹科研成果簡介工程項目檔案資料專題介紹都取人之長補己之短檔案管理工作隨著手段現代化不斷提高其利用價值在工作實踐中積累了檔案也能從檔案中發掘力量和財富。
五、存在不足
對照上級檔案要求我們在硬體設施上我們還存在著很多不足之處受學校資金限制為檔案室專門配備掃瞄器、電腦、印表機等設備未能配足配齊；對檔案室改造不到位通風設施安置不夠
總之雖然我校建校時間短檔案資料少有了一點成績但距離領導要求很遠我們一定要努力力求一開始就規範起來發揮新單位高起點、嚴要求優勢爭取在縣檔案局領導下不斷把工作推向前進