一 秘書概述
1 英文字典的定義
依the random house dictionary of the english language中對於秘書的定義為：
1）a person, usually and official, who is in charge of the records,correspondence, minutes of meetings, and related affairs of an organization, company, association, etc.
2）a person employed to handle correspondence and do routine work in a business office, usually involving taking dictation, typing, filling, and the like.
2 秘書的角色
一般而言，秘書的角色定位應是輔佐的功能。幫助主管處理一切里里外外的業務成了秘書的職責。一般公司或機構，因為傳統背景的關係，秘書的職務並不是那么確定，秘書除了本身主管外，和其他部門業務人員的關係也非常密切和重要，形成縱橫交錯而複雜的人際關係，因此其工作範圍是秘書，又是一般的職員，工作領域無法正確的予以劃分。因此，漸漸地，現代的工商秘書，已演變成名副其實的“業務秘書”或“公關秘書”了。
3 秘書工作的性質
秘書的工作，主要為協助主管執行工作細節。想想大公司的董事長或機關的主管，如果每天早上自己要打開信件，打字回信、存檔處理、接聽電話等工作，那么，他們將沒有時間來從事高層次的商業活動與計畫。所以，必須要有位助理來處理這些辦公室事務。這位助理，即是秘書。
秘書工作最主要為輔佐功能，此即是其一主要的意義。秘書工作的另一重要意義為管理。對很多秘書來說，秘書工作的歷練是作為一行政主管的重要階梯。因為秘書常幫助主管處理與主管樣關的業務，所以對於主管的工作有一全盤的了解。秘書可以學到如何去指導、督導、規劃及處理問題，並且熟悉公司的政策。因此，秘書工作亦是管理人才的訓練搖籃，其理由有二：
1）秘書熟悉人事、業務、程式、管理等內部作業。
2）秘書熟悉公關、協調、市場等外部作業。
二 秘書的業務
1 秘書在一天的工作間中，有三分之二是做下列業務：
打字 與主管商談
接受口授 檔案管理
傳真 準備當天的業務及下班前的業務處理
接聽電話 擬稿及製作信件
處理信件
2 秘書業務可分為四類：
資訊管理業務
事務業務
公關業務
綜合業務
1）資訊管理業務
資訊管理業務，即是利用電腦來處理及管理一般業務。秘書的資訊管理業務是由其執行任務的功能引伸而業。前節提到秘書執行的任務有發傳真、擬稿、存款、安排機票、安排看牙醫等，這些業務部需要資訊管理來處理。這在微觀方面，資訊管理所處理之業務。
在鉅觀方面，資訊管理可處理之業務有文書及情報方面。
文書：
包括檔案及書信之製作等。以往皆用打字機或手寫，但由於資訊業務之發達，各種文書之製作皆已電腦化，以增加功能與效率。在文書方面，資訊管理所能處理之業務有整理書信、寫信、中英文打字、速記、檔案管理、約會安排等。尤其在書信寫作方面，由於有電腦軟體之運用，可節省構思之時間及檔案製作的精力。現代的文書業務尤需要資訊管理的配合以提高效率。文書與資訊是息息相關了。
情報：
情報業務是資訊管理所處理的主要業務之一。情報業務包括資料情報的蒐集、提供、整理、管理、活用與交換。資料情報的輸出和輸入都要經過秘書這個孔道，當主管將情報交給秘書傳達下去時，首先秘書就要根據情報的質和量，按其重要性、機密性、緊急性來安排傳送的優先順序。這時，秘書對於資訊情報之處理、篩選、分類與傳遁就可利用資管理業務，以增進處理情報業務的效率。
2）事務業務
秘書的事務業務，源自其處理例行事務和功能。秘書的事務業務，為秘書在辦公室所處理的例行業務，包括接聽電話、拆寄信件、發傳真、檔案管理、更新辦公室用具、收集資料、準備定期報告、安排主管之行程、約會及會議等。雖然有些項目是多種業務的綜合，但在此則偏重事務性的。
以上的業務可歸類如下：
通訊方面：接聽電話、拆寄信函、發電傳等。
辦公室方面：檔案管理、更換用具等。
會議方面：收集資料、準備定期報告等。
安排方面：安排行程、約會、會議等。
3）公關業務
秘書的公共關係是需要創意的功能來作其基礎的。創作的工作，即要有“先見”。在處理人與人間的關係時，要能有洞察的能力，要能見微知著，要能以對方的立場來看，必能廣獲人緣，使業務暢通。
秘書的職務，接觸面很廣，為了要使業務能順利進行，必須扮演著潤滑劑的功能，在公司機構的里里外外，必須兼顧到各個層面的人物，能考慮到各種狀況，能預見各類該辦之事，妥善處理人際關係，圓滿達成任務。一般而言，公共關係的業務包括接待，與相關業務人員的溝通聯絡，訊息的發布，宣傳品的出版、雜誌、年報的出刊、攝影、幻燈片、影片的製作、展覽、市場情報的蒐集，貿易商展等等。
一般業務的推動，皆以人為主。人由於人際關係而形成自己的圍體，圍體與圍體的互動關係，就形成了公共關係。秘書的業務需要顧及公司機構的上上下下、里里外外的業務，
所以必須有良好的公共關係，才能使全盤業務進行順利。
4）綜合業務
綜合業務來自協調的功能。直轄市即是要與各單位溝通以達圓滿處理業務。由於時代的進步與科技的發達，業務牽涉範圍愈來愈廣，並非單項業務所能包含。這時，就要靠秘書來作綜合業務協調。可見秘書的綜合業務尤其重要，因它含括資訊管理業務、事務業務與公關業務等。其秘書要辦妥任何單項業務，必須綜合協凋其他相關業務。這樣，才能融會貫通，發揮最大的秘書業務功能。
例如以接待業務來看，必須配合資訊管理以獲得情報，得知何人、何時、由何地來訪，來賓的背景明細，來訪的目的，並做出行程表；必須配合事務業務以安排接待人員、車輛，骸安排飯店住宿等；必須配合公共關係業務，以發布訊息，並安排參觀與商談等。所以接待業務，是個整體性的工作。
由以上例子可看出，秘書的業務中，最重要的是要使各項業務綜合協調，才能使任務完滿成功。
三 秘書素質
1 專業的知識與技能
關於秘書專門的知識與技能，可分三項目來討論：秘書專業知識；實務方面的技能；專門行業業務知識。分述如下：
1）秘書的專業知識：
一般機構或公司在雇用秘書時，大都希望秘書能受過專業訓練。這種訓練可來自機構公司自己辦理鳳及學校或民間秘書專業訓練中心提供等。訓練課程包括企事業管理、會計學、心理學、國際貿易實務、國際匯兌、人事管理、禮儀、公共關係、秘書實務、電腦、打字、英語會話及商用英文等。這些專業知識的訓練很重要，因為現在有許多機構的秘書，並未受過專業的訓練，因此擔任秘書工作，往往不了解自己該做什麼工作，如果主管亦不能發揮指導的責任，則往往要花費許多的時間和精力，自己工作中去摸索這方面的知識。可見，如果秘書人員，在就職前，先接受秘書專業知識課程的訓練，必能對其擔任的工作有所助益。
2）實務方面的技能：
實務方面的技能為處理秘書業務所需要的技術與能力。一般而言，實務方面的技能包括速記、電腦操作、打字技術、檔案管理、電話禮儀、應對能力、語言能力，及其他事務機器的操作等。早期的秘書實務中，打字技術占相當重要的角色。近年來，由於科技的發展與運用，電腦技術廣被需求，所以打字技術與電腦技術同為不可或缺的實務技能。目前各機構已推行行政電腦化、組織電腦化、人事電腦化、會計預算電腦化、生產管理電腦化等等。尤其是企業界，要求秘書必須接受電腦訓練，以便能應付電腦化的一切秘書業務。
3）專門行業業務知識：
各行各業的秘書，都應通曉其專業業務的知識。國貿秘書必須能熟悉國際貿易實務與流程。法律秘書必須擅長法律知識。財務秘書必須精通會計、稅務、財政及商事法等。由此可知，在每一行業中，都有其專門的業務知識。秘書在決定從事那一行業前，可先修習相關的課程，或閱讀相關的書籍以增加專門業務知識，才能符合實務業務的需要。
2 經驗
專門知識與技能，雖然非常重要，但理論需要配合實務。實務上經驗尤其珍貴。對於秘書業務。是否能順利進行，尤其需依賴經驗。例如，文書之處理，光憑理論尚嫌不夠，因必須考慮到各種檔案之性質，檔案之內容，及檔案之時效性，然後訂處理之優先順序。這些判斷需要以經驗作為依據。有經驗的秘書，不必主管交待，就能以其經驗，正確的判斷力，冷靜而審慎的處理事務，以其積極、主動、隨機應變的能力，圓滑的推動其工作，若加上其純熟的技能，就是一位非常優秀而受歡迎的秘書了。
3 人際關係的技巧
人際關係的技巧，即是公共關係的能力。秘書的人際關係可分為對內與對外。對內的人際關係對象為上司、同事及屬下等。對外則需面對顧客及業務相關的單位。秘書必須能運用靈巧的人際關係技巧，才能替上司主管建立起良好的人際關係網路，使其具有良好的形象。
對於同事，秘書要建立融洽相處的人際關係，業務才能順利推展；對於屬下者，也需要好的人際關係，才能使上下人脈和諧，必能在對外處理業務時，和氣待人，考慮周到，圓滿達成任務。
1）認明秘書並非具“特別身分”
秘書比其他部門的同事，更容易接受情報或聽到機密事項，這也是造成秘書微妙立場的主因。有時，在會議室里倒茶時，就會得知人事調動的訊息；或聽到董事長的出差是為了洽談與對方業務合作的話題等，諸如此類的情報，所以，常給其他部門的人，有種特殊身份的印象。即使，秘書也以“特殊”為榮，就很難在公司里博得人緣。
2）博得人們的信任
秘書對於傳遁上司的訊息、指示、或普通職員的心聲，都應明確傳達，以完成疏通管道的任務。這些表現，久而久之就能取得公司機構里里外外、上上下下所有人的信任。
另外，關於秘書人際關係的技巧，可分對內對外兩方面，現分別列舉如下：
對內：
與上司的人際關係：
──熟悉上司的個性及家庭
──熟悉上司的交際圈
──勿拘泥於前任上司的處事習慣
對秘書同事間的人際關係：
──不該有優越感
──互相保持和諧的關係
──在業務上互相幫助
──多注意上司的業務內容與人際關係，以便增進溝通
對屬下的人際關係：
──多照顧屬下
──多伸出援助之手
──傳達屬下的心聲
對待客戶及業務相關的單位：
──誠實無欺
──秘書受客戶私人繳請時，不論是否接受邀約，都應事前向上屬報告，以尊重上司。
──努力維持長久的人際關係