信息是現代社會的寶貴資源，隨著社會的發展進步，信息的價值將不斷飈升。正如世界著名未來學家阿爾溫。托夫勒預言："誰掌握了信息，控制了網路，誰就掌握了整個世界。"資訊時代的到來，給我國秘書工作既帶來難得的發展機遇，又遇到嚴峻的挑戰，迫切要求現代秘書必須努力提高信息素養，學會利用信息技術開展秘書工作，以提高為領導工作服務的效率和質量。
一、信息素養是信息化社會對人類提出的新要求
（一）信息素養概念的產生和發展
信息素養概念的醞釀始於美國圖書檢索技能的演變。1974年，美國信息產業協會主席保羅。澤考斯基率先提出了信息素養這一全新概念，並解釋為："利用大量的信息工具及主要信息資源使問題得到解答問題時利用信息的技術和技能。信息素養概念一經提出，便得到廣泛傳播和使用。首先是在教育領域。1983年，美國信息學家霍頓提出要在教育部門開設信息素養課程，以提高人們對電子郵政、資料分析以及圖書館網路的使用能力。日本學者增田米二認為，教育要迎接信息化社會的挑戰，唯有實施信息素養教育。與此同時，世界各國的研究機構紛紛圍繞如何提高信息素養展開了廣泛的探索和深入的研究，對信息素養概念的界定、內涵和評價標準等提出了一系列新的見解。1987年信息學家patrieia breivik將信息素養概括為一種了解提供信息的系統並能鑑別信息價值、選擇獲取信息的最佳渠道、掌握獲取和存儲信息的基本技能。1989年美國圖書館協會（ala）下設的"信息素養總統委員會"在其年度報告中對信息素養的含義進行了重新概括："要成為一個有信息素養的人，就必須能夠確定何時需要信息並且能夠有效地查尋、評價和使用所需要的信息。"1992年，doyle在《信息素養全美論壇的終結報告》中將信息素養定義為：一個具有信息素養的人，他能夠認識到精確的和完整的信息是做出合理決策的基礎，確定對信息的需求，形成基於信息需求的問題，確定潛在的信息源，制定成功的檢索方案，從包括基於計算機和其他信息源獲取信息、評價信息、組織信息於實際的套用，將新信息與原有的知識體系進行融合以及在批判性思考和問題解決的過程中使用信息。
我國對信息素養問題的研究起步較晚。近年來，教育、科技、文化等領域奮起直追，取得了可喜的成果。鍾啟泉、王吉慶教授全面分析研究了資訊時代對教育工作提出的挑戰和機遇，對教師信息素養提出了一系列新的見解。他們認為，信息素養是"一種可以通過教育所培育的，在信息社會中獲得信息、利用信息、開發信息方面的修養與能力。"這個見解豐富了對信息素養的研究，也在一定程度上反映了我國在該研究領域的主流思想。
（二）信息素養概念產生的巨大影響
信息素養概念的產生，使人們對自身現有的素質結構、學習方式、文化傳統等開始了審慎反思。伴隨著這些思考，許多符合資訊時代發展的新思想觀念和行為方式相繼產生，並成為人們普遍追求的亮點。
1、強化了人們的信息意識。長期以來，人們的信息意識不強有種種原因，對信息概念理解的不同以及對信息與信息素養的關係認識不清是主要原因之一。信息概念在學術界至今為止還沒有一個統一的可為各界接受的定義。比如1948年，美國貝爾電話實驗室的科學家香農（shannon）從通信的角度提出，信息是"不確定性的減少或消除".1950年，控制論的創始人維納把信息概念界定為"控制系統進行調節活動時，與外界相互作用、相互交換的內容。"20世紀80年代以來，有學者把信息同物質和能量一起，看作是自然界的三大基石，我國學者沙蓮香就認為："信息是物質和能量在時間、空間上具有一定意義的圖像集合或符號序列。"不難看出，對信息的理解仁者見仁、智者見智，在一定程度上影響了人們信息意識的確立。信息素養概念的提出和套用，客觀地要求人們必須首先對信息這個基礎性概念有清晰的把握。筆者認為，香農對信息概念的定義，更符合信息活動的目的，更具有實際的套用價值。信息素養作為一個複合概念，它既包含對信息概念本身的理解，也包含對整個信息活動的認識和把握。從這個意義上說，信息素養概念的提出，促進了人們對信息概念的理解和把握，極大地強化了人們的信息意識。
2、促進人們終身學習。信息素養概念的提出，使人們對傳統的學習問題提出了質疑。隨著美國未來學家阿爾溫。托夫勒《第三次浪潮》、世界軟體大王比爾。蓋茨《未來之路》、mti媒體實驗室主任尼葛洛龐帝《數位化生存》等書籍的出版，反映出一個新的時代——資訊時代已經悄然來臨。歐盟委員會的一份名叫《走向知識化的歐洲》的檔案已把知識、信息與素質作為一個密不可分的整體。在資訊時代和知識經濟的大背景下，新的學科不斷湧現，"信息爆炸"說明現代社會的信息量在飛速增長。有資料顯示，全世界傳遞的信息量以每天近百億信息單元的速度遞增，並以15%-20%的加速度不斷發展。近30年來，人類生產的信息已經超過過去5000年的信息量的總和。英國技術預測專家詹姆斯。馬丁也做出了同樣的結論：人類的知識在19世界是每50年翻一番，20世紀初是每10年翻一番，70年代是每5年翻一番，而近十年是每3年翻一番。知識與信息伴隨著商品頻繁地更新換代。在這種時代背景下，一方面，人們的知識更新越來越快，學校中學習的知識過不了多久就可能陳舊無用；另一方面，"信息超載"問題也日益嚴重。終身學習正是在這種大背景下提出來並為人們所逐步接受的。終身學習在一定意義上講就是對信息的持續吸收和套用；它所要求的"通過一個不斷的支持過程來發揮人類的潛能"，很大程度上也是指學習者要具備良好的信息素養。正因為終身學習與信息素養有如此密切的關係，所以信息素養概念一經提出和引進，便很快得到教育、科技、文化界的強烈反響，普遍認為良好的信息素養是進行終身學習的基礎和條件。
3、催生了信息技術教育。隨著計算機技術的日益成熟和網際網路的迅猛發展，信息的數位化、網路化已經成為現實，它帶給人們的是一種徹底的革命性的變革。正如尼葛洛龐蒂所說："計算不再只是和計算機有關，它決定我們的生存".2001年1月，在廣州召開的亞太教地區首屆"網路時代的學與教——實踐、挑戰與前景"國際研討會上，與會的中外專家傳遞出一種與尼葛洛龐蒂所言相似、且更加發人深省的聲音："信息素養不僅已成為當前評價人才綜合素質的一項重要指標，而且成為資訊時代每個社會成員的基本生存能力。"專家們認為，人們要想在數位化社會中生存，就必須掌握一定的信息技術，必須能夠利用計算機獲取、傳輸和處理各種信息。人們對信息素養概念認識上的深化，帶來了信息技術教育的快速普及。2000年10月，我國教育部長陳至立在全國中國小信息技術教育工作會議上提出："在知識經濟時代，信息素養已成為科學素養的重要基礎。"並宣布從2001年看書，用5到10年左右時間在全國中國小基本普及信息技術教育，實現信息化帶動教育的現代化。這裡講的信息技術教育，正是以培養學生的信息素養，使學生具備收集、分析、處理、交流和呈現信息的素質及能力為目標的。
4、引發了對秘書人才培養的反思。信息素養概念的提出，使人們對知識經濟的認識更加深刻，也引發了我們對秘書人才培養的重新思考。眾所周知，科學技術的迅猛發展以及在秘書工作領導的廣泛套用，使秘書工作的科技含量越來越高。21世紀的秘書工作，將是一個知識、信息高度密集的領域，秘書工作的信息化程度越來越高，與此相適應，對秘書工作者的信息素養要求也越來越高，客觀上要求我們在培養秘書人才時必須重視提高他們的信息素養。在以往的秘書學理論研究、秘書學教材的編寫和秘書知識的傳授中，我們雖然加強了信息工作的內容，但現在看來遠遠不夠。對"信息"概念的理解過於狹隘，對"信息工作"的解釋大多停留在手工作業和傳統經驗的水平上，對秘書人員的要求僅僅是了解和掌握一般的信息知識，沒有上升到"信息素養"的高度認識。從現實情況來看，我國秘書隊伍信息素養的整體水平仍然不高。一是觀念陳舊，思想不夠開放。一些秘書人員對信息的價值認識不足，特別是年齡較大的秘書工作者，接受新事物比較慢，不了解信息技術的巨大優勢，對信息網路表現冷淡，習慣於"文房四寶"等老套路，缺乏放眼世界的眼光和敏銳洞察信息的意識。二是一些單位機關信息網路基礎建設水平偏低，使秘書人員沒有機會學習信息新技術。三是秘書人員缺乏良好的科學文化基礎知識和相應的培訓。信息素養是與科學文化素養緊密相聯的，沒有一定的科技知識、文化基礎知識、計算機知識，沒有一定的外語水平，信息素養難以得到真正的提高。有些秘書人員一見到信息技術設備就發怵，一看見英文就頭疼。知識的缺乏導致了思想和行動上的障礙，從而制約了其信息素養的提高。這說明，我國秘書隊伍的信息素養，與資訊時代的領導工作對秘書素質的要求很不適應，迫切要求我們必須努力提高秘書人才的信息素養。
二、現代秘書信息素養的主要內容和特徵
現代秘書的信息素養，是秘書人員在工作實踐中根據組織內外信息環境的發展要求，自覺接受教育訓練而逐步形成的對待信息活動的修養與能力，它是一個涵蓋廣泛的綜合性概念。具體說來，主要包括五個方面：
1、現代秘書的信息觀念。信息觀念在信息素養中居於先導地位，它關係到秘書人員對秘書工作信息的接受和理解。在心理學中，觀念包括有早先知覺而來的感性形象的再現和由原初形象組合而成的新的觀念總體，它是意識的基礎。現代秘書的信息觀念，是指秘書人員對信息的初步認識以及在秘書工作實踐活動中形成的對信息價值的總體印象。比如，對待信息技術和信息工具的觀念。秘書人員如何看待信息技術，如何認識信息網路的功能，這就是衡量信息觀念先進與否的一個具體標準。據了解，大多數秘書人員認為，網際網路和各種區域網路既是一種新的認識工具，又是一種新的交流工具，還是一種新的生產力，秘書工作只有同網路結合起來，才能產生新的生機和活力。但也有部分秘書人員對信息技術有一種神秘感，對信息網路不感興趣，甚至"老死不想‘網‘來".這就是信息觀念上的巨大差異。目前，國際網際網路已遍布我國城鄉，上網人數已突破6000萬，仍在以前所未有的速度迅速增長；我國大多數黨政機關的信息網路已聯通至縣（區），大中型企業也建立了自己的信息網路，網上的秘書工作信息已達海量規模，多種媒體構成的信息資源均可以作為開展秘書工作的參考資料。如果秘書人員具備先進的信息觀念，積極地了解網路，熟悉和使用網路，就可能主動地去利用，從而減少許多不必要的重複工作；反之，就會因為遠離網路而對做好秘書工作一籌莫展。現代秘書良好的信息觀念，本質上是在尊重知識、崇尚科學、終身學習、勇於創新的基礎上，樹立起來的"信息就是資源"、"信息就是財富"、"信息是領導決策的基礎和依據"的信息價值觀。
2、現代秘書的信息意識。現代秘書的信息意識是指秘書人員對秘書工作信息的感覺、知覺、情感、意志等心理品質。它具體表現為對信息是否具有特殊的、敏銳的感受力和持久的注意力，簡言之，就是秘書人員對秘書工作信息的敏感程度。現代秘書強烈的信息意識，首先表現為能夠敏銳地感受社會信息的變化對秘書工作帶來的有利和不利影響。無論現在或未來，秘書工作者和他（她）的服務對象——領導者，都生活在被信息包圍的社會裡，電話、檔案、圖書、報刊、廣播、影視以及各種網際網路，每天都有成千上萬比特的信息向我們傾瀉而來。秘書人員具有強烈的信息意識，就會積極主動的挖掘、蒐集、利用有利於領導決策和秘書工作開展的各種信息；敏銳地發現別人尚未注意到的信息，迅速而準確地找到事物的本質、問題的癥結；善於從司空見慣的信息中看到差異，並能迅速選擇和捕捉，達到發現早、挖掘深、效率高的境界。其次，表現為對領導決策信息和秘書工作信息的關注。現代秘書要像吃飯穿衣一樣，每天都要讀一讀檔案，看一看新聞，聽一聽廣播，瀏覽一下網路，查找所需要的資料，並形成一種習慣性傾向；無論是對涉及領導決策和秘書工作哪個方面的信息都能自覺敏銳地察覺，並主動與自己所關心的問題、需要解決的問題聯繫起來思考，從而更好地開展秘書工作。
3、現代秘書的信息能力。現代秘書的信息能力是指秘書人員在從事秘書工作實踐活動中所應具備的對於秘書工作信息的蒐集、理解、分析、處理的能力。它主要包括五個方面的內容：一是信息獲取能力。秘書工作除了充分利用好組織建立的內部信息網路以外，還應建立並掌握自己常規的信息渠道，善於開發新的秘書工作信息資源，並及時、準確全面地獲取所需的信息。比如，秘書人員要了解信息網路上有哪些秘書工作的站點、網頁、欄目，通過哪些方法和渠道（包括工具軟體）才能迅速進行查找與瀏覽；如何下載和保存這些信息等等。二是信息選擇能力。資訊時代，人們每時每刻都面對著滾滾而來的信息，信息垃圾、信息干擾、信息焦慮實難避免。現代秘書必須學會對其進行篩選和分類，以達到去粗取精、去偽存真、為我所用的目的；學會準確無誤地識別、理解所遇到信息的含義，正確判斷所蒐集到信息的價值與意義，全面把握所獲信息對領導決策和秘書工作產生的影響等。三是信息預測能力。這是一種較高層次的信息能力。它是指秘書人員在現有信息的基礎上對未來的一種推斷和預見。信息預測能力其實是對信息理解程度的一種能動反映，是在獲取信息的基礎上，對事物發展的理性判斷，它對秘書輔助領導科學決策具有重要意義。四是信息處理能力。狹義的信息處理主要是指對信息的加工、開發、傳輸、存貯、調閱和吸收等能力。即對所感知、獲取和選擇的信息加工深、開發新、傳輸快、存貯厚、吸收廣和調閱方便。具體來講就是能對信息進行綜合分析，整理排序，歸類處理，充實秘書工作資料庫；能對這些信息的意義與可靠性有進一步的認識，提出有針對性的對策和建議，提供給領導者參考。五是信息運用能力。秘書獲取、選擇和處理信息的目的是為了運用。信息運用能力是各種具體信息能力的綜合體現，是指秘書人員在獲取和處理信息的基礎上，把自己的思想與見解融入其中，並通過恰當渠道將這些信息傳遞給他人，與他人進行交流、共享的能力。秘書對信息的運用能力，集中表現在為領導決策提供信息的及時性、準確性、完整性、連續性、針對性和有效性上。
4、現代秘書的信息知識。信息知識是指關於信息的理論、常識和方法。現代秘書的信息知識，是指秘書人員對信息基本常識的了解，對各種秘書工作信息源以及信息檢索工具、檢索方法等方面知識的掌握。信息知識是信息素養的重要組成部分，信息知識的掌握程度，關係著秘書人員信息意識和信息能力的強弱。一般來說，秘書人員的信息知識應該包括三個部分：一是信息文化知識。即具有基本的科學文化常識，對信息概念能正確地理解和套用，對信息技術的發展和變化有一定了解，對信息文化的影響與走向有所把握。特別是對信息網路文化要能正確地理解。二是計算機和信息網路技術常識。現代秘書的計算機知識，應通過考試達到國家二級以上水平。信息網路技術知識主要包括信息網路技術的基本名詞術語、技術功能、特點以及構成、套用等等。比如，信息系統數位化的基本原理；信息系統軟硬體的內容、各自的功能特點等。三是一定的外語和法規知識。網際網路上90%的信息是用英語來傳遞的。我們使用的計算機系統和套用軟體，大多都是用英文編寫的，windows操作平台的基礎也是英語。因此，要更好地表達思想、接受和了解新技術和新信息，就必須掌握一定的外語知識。另外，由於信息網路技術的廣泛套用而產生的一些法律問題，也應引起秘書人員的關注。比如使用計算機網路要遵循我國現已出台的法律條文；使用各種數據與信息，要合乎國家的有關法規，尤其應嚴格遵守保密法規，防止失泄密問題的發生。
5、現代秘書的信息道德。信息道德是指秘書人員在獲取和使用信息過程中，應遵循一定的倫理規範。不得危害社會或侵犯他人的合法權益，能自覺保護他人的智慧財產權、隱私權等，也不得向領導者和有關用戶傳遞各種不良信息。秘書人員的信息道德關係到其信息素養發展的正確方向。當前，信息傳播媒體多種多樣，有廣播、電視、也有自由度較大的各種網際網路；有政府主辦的各種媒體，也有民間自辦發行的書報雜誌。媒體的多樣性使信息傳播過程中不可避免地帶有一定的主觀偏見，虛擬空間交流的隱蔽性也可能會伴生一定的無政府狀態，如果沒有一定的道德約束，就很容易使人們在享受信息網路技術帶來便利的同時，產生一些與先進的倫理道德相悖的現象。這就對秘書人員的文明程度、道德責任感等提出了更高的要求。高尚的信息道德是保證現代秘書信息行為正確性的重要保證。
綜上所述，現代秘書的信息素養具有十分豐富的內涵和很高的目標要求。秘書隊伍是我國職業大軍中一個特殊群體，由於職業的特殊要求，其信息素養也必然表現出一定的特殊性：一是與領導工作聯繫的直接性。秘書人才的信息素養是直接為領導工作服務的。信息是領導決策的基礎和依據，秘書輔助領導決策，主要是通過為領導者提供信息來實現的。秘書工作者的信息素養如何，直接關係到為領導決策服務的水平的高低，其重要意義顯而易見。二是信息視解的全方位性。秘書工作以輔助領導科學決策和協助領導科學管理為主要職責，而領導者管理的都是一個動態的大系統，涉及到政治、經濟、文化、科技等各個方面，具有高度的綜合性。因此，凡是與領導活動相關的信息，都應該成為秘書工作者關注的信息。這就要求秘書的信息素養相對於其他機關工作者來說要求更高，胸襟要更寬廣，知識要更廣博，視角要更開放。三是提高發展的動態性。信息素養是秘書人才適應信息社會發展要求，經過培養和訓練而生成的一種修養與能力，它必然隨著時代的發展變化而不斷提高和發展，決非一勞永逸的。